Авансові звіти

Для чого ця сторінка

Авансовий звіт оформлює звіт працівника про витрачені підзвітні кошти: на що, на яку суму, з яким ПДВ. Проведений звіт зменшує борг працівника за підзвітом (рахунок 3721) і визнає витрати. Якщо звіт привʼязати до видаткового касового ордера, яким видали аванс, документ покаже, скільки працівник має повернути або скільки йому треба доплатити. Сторінка — у меню «Гроші» → «Каса» → «Авансові звіти».

Список документів

Заголовок «Авансові звіти» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Новий АО».

Під заголовком — відбори:

• «Усі організації» — організація. Поки ви не обрали її тут вручну, діє організація за замовчуванням із шапки.
• Дати «з — по» — період. Поля слідують за періодом із шапки; ручна зміна діє до наступної зміни періоду в шапці.
• «Підзвітна особа: усі» — пошук працівника за кількома літерами.

Колонки: позначка проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено), «№», «Дата» (з часом), «Підзвітна особа», «Сума» (разом із ПДВ). Якщо в обраній організації увімкнено контроль підписання, зʼявляється колонка «Підпис», а рядки непідписаних документів підсвічуються.

Праворуч у рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведений документ, система перепитає; у проведеного «×» неактивний). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування, вибір колонок шестернею і ширини — як в усіх списках, див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Новий документ має заголовок «Новий авансовий звіт», збережений — «АО: <номер>». Ліворуч чотири пронумеровані блоки, праворуч — права колонка, внизу — плашка дій. Загальне про таку сторінку — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

1. Основні дані

• *«Організація » — у списку лише організації, де у вас є право створювати авансові звіти (воно входить у право на прибуткові касові ордери). Якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано «Показано N з M ваших організацій». Після першого збереження організацію не змінити.
• «№ документа» з приміткою «(авто, якщо порожнє)» — можна не заповнювати: номер присвоїться за схемою нумерації, у полі видно підказку «буде: …».
• *«Дата » — дата і час документа. Від неї залежить період проводок.
• «Напрям» — напрям або проєкт для управлінського обліку, необовʼязково.

2. Підзвітна особа і аванс

• *«Підзвітна особа » — працівник організації, у тому числі звільнений.
• «Призначення (мета відрядження/витрат)» — текст, що потрапить у друковану форму.
• «РКО видачі авансу (необов'язково)» — зʼявляється після вибору працівника. У списку — проведені видаткові касові ордери цієї організації з видом операції «У підзвіт», видані саме цьому працівнику: номер, дата і сума. «— (без зв'язки)» — не привʼязувати.

Коли РКО обрано, під полями зʼявляється підсумок:

• «Видано (за РКО)» — сума обраного ордера;
• «Витрачено» — сума звіту разом із ПДВ;
• «Залишок до повернення» (червоним) — працівник витратив менше, ніж отримав; «Перевитрата (борг працівнику)» (зеленим) — витратив більше; «Підсумок» 0,00 — суми збіглися.

Підсумок рахується лише за одним обраним ордером, а не за всім боргом працівника. Повний залишок підзвітних сум видно в оборотно-сальдовій відомості за рахунком 3721 у розрізі працівників. Аванс, виданий з банківського рахунку, тут не обирається — у списку лише касові ордери.

3. Витрати

Кнопка «+ додати рядок» (на непроведеному документі) додає рядок витрат. Новий документ одразу має один порожній рядок.

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Опис»	на що витрачено (потрапляє в друк і в зміст проводки)
«Стаття витрат»	стаття з довідника статей витрат — аналітика до рахунку витрат
«Сума без ПДВ»	сума витрати без податку
«ПДВ»	ставка ПДВ; «— (без ПДВ)» — без податку (так стоїть у новому рядку)
«Сума ПДВ»	рахується сама зі суми і ставки
«Усього»	сума з ПДВ
«×»	видалити рядок

Під таблицею — рядок «Усього:» по всіх рядках.

Перемикач «Рахунки обліку» праворуч над таблицею показує інший вигляд тих самих рядків: «Опис витрати» і «Рах. витрат» — рахунок, на який спишеться сума рядка. У новому рядку вже стоїть 92; можна вписати інший код (наприклад, 91, 93, 23). Порожнє поле теж означає 92 (адміністративні витрати). Повторне натискання «Рахунки обліку» повертає звичайний вигляд.

Рахунок витрат не залежить від статті витрат: стаття — лише аналітика, рахунок задається у вигляді «Рахунки обліку».

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст. Поруч — файли документа (чеки, квитки, рахунки): див. «Вкладення: файли до документів і карток».

Під блоками, поки документ не проведено, — нагадування «Як працює:» з проводками, які зробить документ.

Права колонка, рядок статусу і плашка дій

• «Заповнення документа» — прогрес по обовʼязкових полях: організація і дата, підзвітна особа, хоча б один рядок витрат.
• «Повʼязані дії» — лише «скопіювати»; на незбереженому документі вона неактивна («Спершу збережіть документ»).
• «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа» — як в усіх документах.

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» і кнопка «дт-кт» з проводками документа.

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». На новому документі «провести» зберігає і проводить одразу; «видалити» і «друк» неактивні до збереження. Проведений документ не видаляється і не редагується — спершу розпроведіть.

Друк

Кнопка «друк» відкриває типову форму КМД-1 «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт»: назва і коди організації, номер і дата, ПІБ і табельний номер, посада, РНОКПП, призначення, таблиця витрат («Дата документа», «Кому, за що і на підставі якого документа сплачено», «Сума без ПДВ», «ПДВ», «Усього з ПДВ», «Кор. рах.» — рахунок витрат рядка), загальна сума прописом, місця для підписів керівника, головного бухгалтера і підзвітної особи. Якщо звіт привʼязано до РКО, у формі є ще «Одержано в підзвіт (за РКО)», «Витрачено (за цим звітом)» і залишок до повернення в касу або перевитрата. Кнопки сторінки форми — див. «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

1. Натисніть «+ Новий АО», перевірте організацію і дату.
2. Оберіть «Підзвітна особа *» і заповніть «Призначення».
3. Якщо аванс видавали касою — оберіть «РКО видачі авансу»: побачите залишок чи перевитрату.
4. Додайте рядки витрат: опис, стаття, сума без ПДВ, ставка ПДВ, якщо в чеку чи рахунку є ПДВ.
5. За потреби відкрийте «Рахунки обліку» і змініть рахунок витрат рядка (наприклад, 91 чи 93 замість 92).
6. Прикріпіть скани документів у блоці «Коментарі та вкладення».
7. Натисніть «провести» (або спершу «зберегти»). Надрукуйте форму кнопкою «друк».

Залишок або перевитрата. Невикористаний залишок працівник повертає в касу — прибутковий касовий ордер з видом операції «Від підзвітної особи». Перевитрату йому відшкодовують видатковим касовим ордером або списанням з рахунку з видом «У підзвіт» — так борг за рахунком 3721 закривається.

Що змінюється в обліку

На кожен рядок з ненульовою сумою:

Проводка	Сума	Що означає
Дт рахунок витрат рядка (за замовчуванням 92) — Кт 3721	без ПДВ	витрата визнана, борг працівника зменшився; аналітика Дт — стаття витрат, Кт — працівник
Дт 6442 — Кт 3721	ПДВ	податковий кредит, ще не підтверджений; лише якщо в рядку є ПДВ

Інших змін немає: документ не рухає склад, не пише рух грошей і розрахунків із контрагентами. Товари, куплені підзвітною особою, через авансовий звіт на склад не потрапляють — якщо їх треба оприбуткувати, оформлюйте надходження товарів від продавця, а не рядок авансового звіту.

«розпровести» видаляє проводки документа.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• *Не обрано «Підзвітна особа » — документ без працівника не збережеться. Оберіть працівника до натискання «зберегти» чи «провести».
• Відʼємна сума в рядку — суми мають бути нульові або додатні.
• «Документ не містить рядків» — видалено всі рядки витрат. Рядки з нульовою сумою проводок не дають: документ проведеться, але нічого не спише.
• «Не знайдено рахунок … у плані …» — у «Рахунки обліку» вписано код, якого немає в плані рахунків. Виправте код або залиште поле порожнім (буде 92).
• «РКО видане іншому співробітнику» — після вибору РКО змінили підзвітну особу. Оберіть ордер цього працівника або «— (без зв'язки)».
• «Спочатку розпровести документ для редагування» — документ проведено; щоб змінити, натисніть «розпровести».
• Дата під забороною змін — проводки з такою датою не записуються. Дату заборони встановлюють на сторінці «Закриття місяця».
• Немає права в жодній організації — замість документа повідомлення «У вас немає прав створювати авансовий звіт у жодній з ваших організацій».

Скопіювати документ

У списку в кожному рядку є кнопка «скопіювати», у відкритому документі — дія «скопіювати» в «Повʼязаних діях». Відкриється новий документ з тими самими даними: організація, напрям, підзвітна особа, призначення, рядки витрат і рахунки. Номер буде свій, дата — поточна. Копія зберігає й привʼязку до РКО видачі авансу — якщо звіт за іншим авансом, оберіть інший ордер або «— (без зв'язки)». Зразок не змінюється, копія завжди непроведена.