Прибуткові касові ордери (ПКО)

Для чого ця сторінка

Тут оформлюють надходження готівки в касу організації: оплату від покупця, зняття готівки з поточного рахунку, повернення невитрачених підзвітних сум, отримання позики чи повернення наданої, кошти за договором комісії чи доручення. Один документ — одне надходження в одну касу.

Сторінка відкривається з меню «Гроші» → «Каса» → «Каса: ПКО». Видачу готівки оформлюють на сусідній сторінці «Каса: РКО» (стаття «Видаткові касові ордери (РКО)»).

Список документів

Заголовок «Каса: надходження (ПКО)» показує в дужках кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Новий ПКО».

Під заголовком — рядок відборів:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки сервісу.
• Дати «з — по» — період документів; поки не змінювали, діє період за замовчуванням із шапки.
• «Платник: усі» — пошук контрагента за кількома літерами назви (поруч видно код ЄДРПОУ). Відбирає лише документи з цим контрагентом: повернення підзвітних і зняття з банку контрагента не мають, тому їх так не знайти.
• «Підстава: пошук» — пошук за частиною тексту в полі «Підстава».

Колонки таблиці: позначка проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом), «№», «Дата» (з часом), «Прийнято від» (текст платника з документа, а якщо його немає — назва контрагента), «Підстава», «Сума». Якщо в організації увімкнено контроль підписання і у відборі обрано організацію, є ще колонка підпису, а рядки непідписаних документів підсвічені.

Праворуч у кожному рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведений документ; у проведеного хрестик неактивний). Документ відкривається подвійним кліком. Видалені документи в списку не показуються. Сортування, налаштування колонок і ширини — як в усіх списках, див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Новий документ має заголовок «Новий ПКО», збережений — «Каса: надходження (ПКО): <номер>». Документ складається з чотирьох пронумерованих блоків, праворуч — права колонка, внизу — плашка дій (загалом див. «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

Якщо у вашій ролі немає права створювати ПКО в жодній організації, замість форми нового документа зʼявиться повідомлення про це і кнопка «Скасувати». Права надає адміністратор акаунта.

1. Основні дані

• «Організація» (обовʼязково) — у списку лише організації, де ви можете створювати ПКО; якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано «Показано N з M ваших організацій…». Після першого збереження організацію змінити не можна. Зміна організації на новому документі очищає касу.
• «№» — на новому документі одразу підставляється наступний номер за схемою нумерації (до того в полі сіре «авто»). Можна вписати свій.
• «Дата» (обовʼязково) — дата і час документа. Від неї залежать проводки, залишок каси і період у звітах.
• «Напрям» — напрям або проєкт для управлінського обліку. Якщо не обрати, при збереженні підставиться напрям, закріплений за касою (якщо він є).

2. Каса і операція

• «Каса» (обовʼязково) — каси обраної організації (назва і код). На новому документі сама підставляється перша каса. Каси створюють у картці організації на вкладці «Каси».
• «Тип операції» (обовʼязково) — головне поле: від нього залежать рахунок проводки і які поля є в блоці 3. Варіанти: «Від покупця», «З банку (зняття)», «Від підзвітної особи», «Отримання позики / фіндопомоги», «Повернення наданої позики», «Транзит (комісія / доручення)», «Інше». На новому документі стоїть «Від покупця».
• «Сума» (обовʼязково) — скільки прийнято, у гривнях. Має бути більшою за нуль; поки сума нульова, кнопка «провести» неактивна.
• «Ставка ПДВ» і «Сума ПДВ» — лише для «Від покупця», як у ПКО 1С. Ставка за замовчуванням 20 %, сума рахується сама (сума × ставка / (100 + ставка)), її можна виправити; «без ПДВ» — без ПДВ.

3. Контрагент і підстава

У блоці дві вкладки: «Контрагент і підстава» (ліворуч) і «Рахунки обліку» (праворуч).

Вкладка «Контрагент і підстава». Набір полів залежить від типу операції:

Тип операції	Поля на вкладці
«Від покупця»	«Контрагент», «Договір», «На підставі замовлення/рахунку», «Підстава»
«З банку (зняття)»	«Банківський рахунок» (у блоці «Каса і операція», підставляється основний) і «Підстава»
«Від підзвітної особи»	«Працівник», «Підстава»
«Отримання позики / фіндопомоги», «Повернення наданої позики», «Транзит (комісія / доручення)», «Інше»	«Контрагент», «Договір», «Підстава»

• «Контрагент» — пошук за назвою, поруч видно код ЄДРПОУ. Посилання «створити ↗» відкриває вікно «Новий контрагент» просто на сторінці документа (див. «Новий контрагент і договір просто з документа»). Зміна контрагента очищає договір.
• «Договір» — договори обраного контрагента в цій організації; поле неактивне, доки контрагента не обрано. «створити ↗» відкриває вікно «Новий договір»; для позик там одразу запропоновано «Договір позики», для транзиту — «Договір комісії». Договір не обовʼязковий для збереження і проведення, але без договору борг покупця в розрахунках не зменшиться і не спрацює розподіл на погашення боргу й аванс (див. розділ про облік нижче).
• «На підставі замовлення/рахунку» (необовʼязкове) — лише для «Від покупця» і після вибору контрагента. У списку — проведені й не закриті рахунки і замовлення цього покупця у вигляді Рахунок (або Замовлення), номер, дата, сума. «— (без посилання)» — оплата без привʼязки. Обраний рахунок стає угодою, за якою зараховується оплата; якщо в ньому строк поставки «N днів з оплати», після проведення дата поставки фіксується.
• «Працівник» — для «Від підзвітної особи»: хто повертає гроші. У списку лише чинні працівники організації (прийняті і не звільнені; за договорами ЦПХ — з чинним договором).
• «Підстава» — текст на кшталт Оплата за рахунком № 15. Він друкується в рядку «Підстава:» ордера і стає змістом проводки.

Вкладка «Рахунки обліку». Одне поле — «Кореспондуючий рахунок» (вибір з плану рахунків). Порожнє поле означає «авто»: під ним написано, який рахунок буде взято, наприклад «Порожньо — проводка піде на 361 (нерезидент — 362).». Для «Отримання позики / фіндопомоги» підказка нагадує, що для кредиту банку буде 601. Якщо вписаного рахунку немає в плані, зʼявиться «Рахунок … не знайдено у плані — перевірте.» Обраний вручну рахунок перебиває все автоматичне: розподіл на борг і аванс і рахунок нерезидента.

В редакторі немає полів «Прийнято від» (ПІБ платника), «Додаток» і статті руху коштів — див. розділи про друк і облік нижче.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст для себе, у друк не потрапляє. Поруч — файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес лише по обовʼязкових полях: «Основні дані» (організація і дата) і «Каса і операція» (каса, тип операції, сума більша за нуль). Блоки 3 і 4 обовʼязкових полів не мають.
• «Повʼязані дії»:
  • «створити ПН на аванс» — лише для «Від покупця». Як у 1С, одразу створює податкову накладну на аванс (чернетку) і відкриває її: підстава — цей ордер, сума — авансова частина оплати, рядки — з рахунку чи замовлення в «На підставі» (без нього — рядок «Попередня оплата (аванс) за договором»). ПДВ з авансу нараховує сам ордер (Дт 6431 — Кт 6432), проведення накладної переносить його на 6412. Неактивна з підказкою, коли: організація не платник ПДВ; ордер не збережено (проводити не обовʼязково, але потрібна «Сума ПДВ»); оплата повністю гасить борг покупця — аванс не виник. Якщо ПН уже створено — «відкрити ПН на аванс». Для ордера, проведеного без ПДВ з авансу, дія відкриває «Авансову ПН» (реєстрацію авансу), яка нарахує ПДВ сама;
  • «скопіювати» — на незбереженому документі неактивна («Спершу збережіть документ»).
• «Звʼязані документи» — рахунок чи замовлення покупця, реалізація, повернення постачальнику, з якого створено ордер, тощо; кнопка «привʼязати» звʼязує документ вручну (див. «Звʼязані документи: звідки беруться звʼязки і як привʼязати документ вручну»).
• «Відповідальний» і «Історія документа» — зʼявляються після збереження.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» (у перенесених з 1С — «з 1С · …») і кнопка «дт-кт» з проводками документа.

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». На новому документі «видалити» і «друк» неактивні («Спершу збережіть документ»), а «провести» зберігає і проводить одразу. «провести» неактивна, поки «Сума» нульова. На проведеному документі поля закриті, «видалити» неактивна — щоб виправити, спершу «розпровести». «видалити» питає «Позначити на видалення?»: документ зникає зі списку.

Друк

Кнопка «друк» відкриває типову форму № КО-1 «Прибутковий касовий ордер». Друкувати можна і непроведений документ. У формі:

• повна назва організації і її код, позначка «Типова форма № КО-1»;
• «ПРИБУТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР № … від « » … р.»;
• таблиця «Дата складання», «Кореспондуючий рахунок, субрахунок», «Код аналітичного рахунку», «Сума, грн», «Код цільового призначення» — заповнюються лише дата і сума, решта граф — прочерк;
• «Прийнято від:» — платник із документа, а якщо його немає — повна назва контрагента; інакше прочерк;
• «Підстава:» — з поля «Підстава»; «Сума:» — прописом; «Додаток:»;
• місця для підписів «Керівник», «Головний бухгалтер», «Касир».

Відривної квитанції для платника у формі немає. Для ордерів «Від підзвітної особи» і «З банку (зняття)» рядок «Прийнято від:» лишиться з прочерком — впишіть від руки. Кнопки сторінки друку (друк, PDF, печатка і підпис) — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

Оплата від покупця готівкою

1. Натисніть «+ Новий ПКО». Перевірте організацію, дату і касу.
2. «Тип операції» — «Від покупця». Вкажіть «Сума».
3. На вкладці «Контрагент і підстава» оберіть контрагента і договір, за потреби — рахунок покупцю в полі «На підставі замовлення/рахунку». Заповніть «Підстава».
4. Натисніть «провести» (або спершу «зберегти»). За потреби — «друк».

Повернення невитраченої підзвітної суми

1. «Тип операції» — «Від підзвітної особи», оберіть «Працівник», вкажіть суму і підставу.
2. Проведіть. Витрачену частину працівник звітує документом «Авансові звіти».

Зняття готівки з поточного рахунку — «Тип операції» «З банку (зняття)», банківський рахунок, з якого знято (підставляється основний), сума, підстава, провести.

Повернення коштів від постачальника — у «Повʼязаних діях» документа «Повернення постачальнику» натисніть «створити касовий ордер (ПКО)»: відкриється ПКО з типом «Інше», рахунком 631 на вкладці «Рахунки обліку», контрагентом, договором, сумою і підставою.

Що змінюється в обліку

Гроші надходять у касу — дебет 301. Кредит залежить від типу операції (якщо на вкладці «Рахунки обліку» рахунок не вказано вручну):

Тип операції	Проводка	Пояснення
«Від покупця»	Дт 301 — Кт 361	покупець погасив борг; для нерезидента — 362; інший рахунок можна задати на сторінці «Рахунки обліку договорів»
«Від покупця», сума більша за борг	Дт 301 — Кт 361 і Дт 301 — Кт 6811	частина, що перевищує борг, — одержаний аванс
«Від покупця», аванс, платник ПДВ	ще Дт 6431 — Кт 6432	ПДВ з авансової частини за «Сумою ПДВ» (договір «за першою подією»); на 6412 його переносить проведення ПН на аванс
«З банку (зняття)»	Дт 301 — Кт 311	зняли готівку з поточного рахунку
«Від підзвітної особи»	Дт 301 — Кт 372	працівник повернув невитрачене; субконто — працівник
«Отримання позики / фіндопомоги»	Дт 301 — Кт 601 або 6851	601 — якщо контрагент є банком, інакше 6851
«Повернення наданої позики»	Дт 301 — Кт 3771	нам повернули те, що ми позичали
«Транзит (комісія / доручення)»	Дт 301 — Кт 6851	кошти комітента, не ваш дохід; для ФОП на єдиному податку сума позначається як транзит і в дохід не потрапляє
«Інше»	Дт 301 — Кт 6851	коли жоден тип не підходить; рахунок краще вказати вручну

Розподіл на борг і аванс працює лише для «Від покупця», коли вказано і контрагента, і договір, а рахунок не задано вручну. Що вважається авансом — як у 1С: оплата понад неоплачені відвантаження на мить оплати. Якщо в надходженні обрано рахунок / замовлення, рахують у межах цього рахунку: оплата за рахунком Б — аванс, навіть коли за рахунком А покупець ще винен; реалізація за рахунком Б потім зараховує саме цей аванс. Без рахунку — у межах договору.

Що ще змінюється:

• залишок каси зростає на суму документа;
• розрахунки з контрагентом — якщо вказано і контрагента, і договір: борг покупця зменшується (у розрізі договору, а за наявності — рахунку чи замовлення); оплата зараховується за відвантаженнями цього договору;
• касовий метод ПДВ — оплата від покупця за договором з касовим методом визнає податкове зобовʼязання на дату оплати;
• рух коштів — сума потрапляє у звіт «Рух коштів». Статті руху коштів у касовому ордері обрати не можна, тому надходження, оформлені тут, у звіті стоять у рядку «Без статті».

«розпровести» прибирає проводки і всі рухи документа.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Нульова чи порожня «Сума» — «провести» неактивна; при натисканні «зберегти» сервіс відмовить з повідомленням про помилку в полі суми.
• Не обрано касу — без каси документ не зберігається. Якщо список кас порожній, спершу створіть касу в картці організації на вкладці «Каси».
• Документ проведено — змінити його можна лише після «розпровести».
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця»; сервіс відмовить у збереженні, проведенні чи видаленні з повідомленням, у якому названо дату заборони.
• Аванс уже зараховано — якщо частину оплати як аванс уже зарахувала накладна чи акт, сервіс не дасть розпровести ордер: «Аванс цього документа вже зараховано іншим документом…». Спершу розпроведіть той документ.
• Перенесений з 1С документ, який у 1С не був проведений, без проводок 1С не проводиться.
• «За цим надходженням є ПН на аванс №… — спершу видаліть її» — при видаленні ордера, з якого складено ПН на аванс. Видаліть ПН (проведену — спершу розпроведіть), потім ордер.
• Немає права створювати чи проводити ПКО в цій організації — кнопки неактивні або сервіс відмовить.

Сервіс не перевіряє наявність контрагента для оплати від покупця чи працівника для повернення підзвітних: документ проведеться, але рахунки будуть без аналітики, а борг не закриється. Заповнюйте ці поля самі.

ПКО, перенесені з 1С

Перенесені з 1С ордери проведені автоматично — з проводками, як у 1С. Ті, що у 1С не були проведені або були позначені на видалення, перенесені чернетками: у документі написано «з 1С · чернетка» або «з 1С · позначено на видалення». Потрібний — перевірте і проведіть, зайвий — видаліть.

Скопіювати документ

Схожий документ не обовʼязково набирати заново: у списку натисніть «скопіювати» в рядку, у відкритому документі — «скопіювати» в «Повʼязаних діях». Відкриється новий документ з тими самими організацією, касою, типом операції, контрагентом, договором, працівником, сумою, підставою, рахунком і коментарем. Номер буде свій, дата — поточна, привʼязка до рахунку чи замовлення покупця не переноситься. Копія завжди нова й непроведена. Перевірте дані і натисніть «зберегти» або «провести».