Видаткові касові ордери (РКО)

Для чого ця сторінка

Тут оформлюють видачу готівки з каси організації: оплату постачальнику, внесення готівки в банк, видачу під звіт, виплату зарплати і депонованої зарплати, повернення отриманої і надання позики, перерахування комітенту за договором комісії. Один документ — одна видача з однієї каси.

Сторінка відкривається з меню «Гроші» → «Каса» → «Каса: РКО». Надходження готівки в касу оформлюють на сусідній сторінці «Каса: ПКО» (стаття «Прибуткові касові ордери (ПКО)»).

Список документів

Заголовок «Каса: списання (РКО)» показує в дужках кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Новий РКО».

Під заголовком — рядок відборів:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки сервісу.
• Дати «з — по» — період документів; поки не змінювали, діє період за замовчуванням із шапки.
• «Отримувач: усі» — пошук контрагента за кількома літерами назви (поруч видно код ЄДРПОУ). Відбирає лише документи з цим контрагентом: видачі працівникам (зарплата, підзвіт) контрагента не мають, тому їх так не знайти.
• «Підстава: пошук» — пошук за частиною тексту в полі «Підстава».

Колонки таблиці: позначка проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом), «№», «Дата» (з часом), «Видано» (текст одержувача з документа, а якщо його немає — назва контрагента), «Підстава», «Сума». Якщо в організації увімкнено контроль підписання і у відборі обрано організацію, є ще колонка підпису, а рядки непідписаних документів підсвічені.

Праворуч у кожному рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведений документ; у проведеного хрестик неактивний). Документ відкривається подвійним кліком. Видалені документи в списку не показуються. Сортування, налаштування колонок і ширини — як в усіх списках, див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Новий документ має заголовок «Новий РКО», збережений — «Каса: списання (РКО): <номер>». Документ складається з чотирьох пронумерованих блоків, праворуч — права колонка, внизу — плашка дій (загалом див. «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

Якщо у вашій ролі немає права створювати РКО в жодній організації, замість форми нового документа зʼявиться повідомлення про це і кнопка «Скасувати». Права надає адміністратор акаунта.

1. Основні дані

• «Організація» (обовʼязково) — у списку лише організації, де ви можете створювати РКО; якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано «Показано N з M ваших організацій…». Після першого збереження організацію змінити не можна. Зміна організації на новому документі очищає касу.
• «№» — на новому документі одразу підставляється наступний номер за схемою нумерації (до того в полі сіре «авто»). Можна вписати свій.
• «Дата» (обовʼязково) — дата і час документа. Від неї залежать проводки, залишок каси і період у звітах.
• «Напрям» — напрям або проєкт для управлінського обліку. Якщо не обрати, при збереженні підставиться напрям, закріплений за касою (якщо він є).

2. Каса і операція

• «Каса» (обовʼязково) — каси обраної організації (назва і код). На новому документі сама підставляється перша каса. Каси створюють у картці організації на вкладці «Каси».
• «Тип операції» (обовʼязково) — головне поле: від нього залежать рахунок проводки і які поля є в блоці 3. Варіанти: «Постачальнику», «У банк (внесення)», «У підзвіт», «Виплата зарплати», «Виплата депонованої ЗП», «Повернення отриманої позики», «Надання позики / фіндопомоги», «Транзит — перерахування комітенту», «Інше». На новому документі стоїть «Постачальнику».
• «Сума» (обовʼязково) — скільки видано, у гривнях. Має бути більшою за нуль; поки сума нульова, кнопка «провести» неактивна.

3. Контрагент і підстава

У блоці дві вкладки: «Контрагент і підстава» (ліворуч) і «Рахунки обліку» (праворуч).

Вкладка «Контрагент і підстава». Набір полів залежить від типу операції:

Тип операції	Поля на вкладці
«Постачальнику»	«Контрагент», «Договір», «На підставі замовлення/рахунку», «Підстава»
«У банк (внесення)»	«Банківський рахунок» (у блоці «Каса і операція», підставляється основний) і «Підстава»
«У підзвіт», «Виплата зарплати», «Виплата депонованої ЗП»	«Працівник», «Підстава»
«Повернення отриманої позики», «Надання позики / фіндопомоги», «Транзит — перерахування комітенту», «Інше»	«Контрагент», «Договір», «Підстава»

• «Контрагент» — пошук за назвою, поруч видно код ЄДРПОУ. Посилання «створити ↗» відкриває вікно «Новий контрагент» просто на сторінці документа (див. «Новий контрагент і договір просто з документа»). Зміна контрагента очищає договір.
• «Договір» — договори обраного контрагента в цій організації; поле неактивне, доки контрагента не обрано. «створити ↗» відкриває вікно «Новий договір»; для позик там одразу запропоновано «Договір позики», для транзиту — «Договір комісії». Договір не обовʼязковий для збереження і проведення, але без договору борг постачальника в розрахунках не зменшиться і не спрацює розподіл на погашення боргу й аванс (див. розділ про облік нижче).
• «На підставі замовлення/рахунку» (необовʼязкове) — лише для «Постачальнику» і після вибору контрагента. У списку — проведені й не закриті замовлення постачальнику цього контрагента у вигляді Замовлення (або Рахунок), номер, дата, сума. «— (без посилання)» — оплата без привʼязки. Обране замовлення стає угодою, за якою зараховується оплата.
• «Працівник» — для видачі під звіт, зарплати і депонованої зарплати. У списку лише чинні працівники організації (прийняті і не звільнені; за договорами ЦПХ — з чинним договором). При виплаті зарплати проводка йде на персональний рахунок розрахунків працівника, якщо він налаштований.
• «Підстава» — текст на кшталт Оплата за рахунком № 15. Він друкується в рядку «Підстава:» ордера і стає змістом проводки.

Вкладка «Рахунки обліку». Одне поле — «Кореспондуючий рахунок» (вибір з плану рахунків). Порожнє поле означає «авто»: під ним написано, який рахунок буде взято, наприклад «Порожньо — проводка піде на 631 (нерезидент — 632).». Для «Повернення отриманої позики» підказка нагадує, що для кредиту банку буде 601. Якщо вписаного рахунку немає в плані, зʼявиться «Рахунок … не знайдено у плані — перевірте.» Обраний вручну рахунок перебиває все автоматичне: розподіл на борг і аванс, рахунок нерезидента, персональний рахунок працівника.

В редакторі немає полів «Видано» (ПІБ одержувача), «Додаток» і статті руху коштів — див. розділи про друк і облік нижче.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст для себе, у друк не потрапляє. Поруч — файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес лише по обовʼязкових полях: «Основні дані» (організація і дата) і «Каса і операція» (каса, тип операції, сума більша за нуль). Блоки 3 і 4 обовʼязкових полів не мають.
• «Повʼязані дії» — тут лише «скопіювати»; на незбереженому документі вона неактивна («Спершу збережіть документ»).
• «Звʼязані документи» — замовлення постачальнику, документ виплати зарплати чи депонування, з якого створено ордер, тощо; кнопка «привʼязати» звʼязує документ вручну (див. «Звʼязані документи: звідки беруться звʼязки і як привʼязати документ вручну»).
• «Відповідальний» і «Історія документа» — зʼявляються після збереження.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» (у перенесених з 1С — «з 1С · …») і кнопка «дт-кт» з проводками документа.

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». На новому документі «видалити» і «друк» неактивні («Спершу збережіть документ»), а «провести» зберігає і проводить одразу. «провести» неактивна, поки «Сума» нульова. На проведеному документі поля закриті, «видалити» неактивна — щоб виправити, спершу «розпровести». «видалити» питає «Позначити на видалення?»: документ зникає зі списку.

Друк

Кнопка «друк» відкриває типову форму № КО-2 «Видатковий касовий ордер». Друкувати можна і непроведений документ. У формі:

• повна назва організації і її код, позначка «Типова форма № КО-2»;
• «ВИДАТКОВИЙ КАСОВИЙ ОРДЕР № … від « » … р.»;
• таблиця «Дата складання», «Кореспондуючий рахунок, субрахунок», «Код аналітичного рахунку», «Сума, грн», «Код цільового призначення» — заповнюються лише дата і сума, решта граф — прочерк;
• «Видати:» — одержувач із документа, а якщо його немає — повна назва контрагента; інакше прочерк;
• «Підстава:» — з поля «Підстава»; «Сума:» — прописом; «Додаток:»;
• місця для підписів: «Керівник», «Головний бухгалтер», «Одержав:» (сума прописом, підпис, дата), «За документом:» (документ, що посвідчує особу одержувача), «Касир».

Одержувач у РКО заповнюється сам, коли ордер створено з документа «Депонування зарплати» або індивідуальною РКО з «Виплати нарахувань». Для ордера працівнику, створеного вручну, рядок «Видати:» лишиться з прочерком — ПІБ впишіть від руки. Кнопки сторінки друку (друк, PDF, печатка і підпис) — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

Оплата постачальнику готівкою

1. Натисніть «+ Новий РКО». Перевірте організацію, дату і касу.
2. «Тип операції» — «Постачальнику». Вкажіть «Сума».
3. На вкладці «Контрагент і підстава» оберіть контрагента і договір, за потреби — замовлення в полі «На підставі замовлення/рахунку». Заповніть «Підстава».
4. Натисніть «провести» (або спершу «зберегти»). За потреби — «друк».

Швидше — з документа закупівлі: у «Повʼязаних діях» надходження товарів, замовлення постачальнику чи додаткових витрат натисніть «створити касовий ордер (РКО)». Відкриється новий РКО з організацією, контрагентом, договором, сумою і підставою.

Видача під звіт

1. «Тип операції» — «У підзвіт», оберіть «Працівник», вкажіть суму і підставу.
2. Проведіть. Звітує працівник документом «Авансові звіти», невитрачений залишок повертає прибутковим ордером «Від підзвітної особи».

Внесення готівки в банк — «Тип операції» «У банк (внесення)», банківський рахунок, на який внесено (підставляється основний), сума, підстава, провести.

Виплата зарплати з каси. Зручніше створювати РКО з документа «Виплата нарахувань» дією «створити РКО зведену» (один ордер на касу з рядками працівників) або «створити РКО індивідуальну» (окремий ордер кожному): сума і працівники беруться з відомості, а борг перед працівниками гаситься за періодом нарахування. Такі ордери зʼявляються в цьому списку непроведеними — перевірте і проведіть. Рядки працівників у зведеному РКО на екрані ордера не показуються, видно лише загальну суму — не змінюйте її.

Виплата депонованої зарплати — у проведеному документі «Депонування зарплати» натисніть «виплатити депонент (РКО)»: відкриється РКО «Виплата депонованої ЗП» з працівником, сумою, підставою й одержувачем.

Що змінюється в обліку

Гроші списуються з каси — кредит 301. Дебет залежить від типу операції (якщо на вкладці «Рахунки обліку» рахунок не вказано вручну):

Тип операції	Проводка	Пояснення
«Постачальнику»	Дт 631 — Кт 301	гасимо борг перед постачальником; для нерезидента — 632; інший рахунок можна задати на сторінці «Рахунки обліку договорів»
«Постачальнику», сума більша за борг	Дт 631 — Кт 301 і Дт 3711 — Кт 301	частина, що перевищує борг за договором, — виданий аванс
«У банк (внесення)»	Дт 311 — Кт 301	внесення готівки на поточний рахунок
«У підзвіт»	Дт 372 — Кт 301	субконто — працівник
«Виплата зарплати»	Дт 661 — Кт 301	або персональний рахунок працівника; у зведеному РКО — проводка на кожен рядок
«Виплата депонованої ЗП»	Дт 662 — Кт 301	зарплата, яку раніше депонували
«Повернення отриманої позики»	Дт 601 або 6851 — Кт 301	601 — якщо контрагент є банком, інакше 6851
«Надання позики / фіндопомоги»	Дт 3771 — Кт 301	довгострокову (183) вказуйте вручну на вкладці «Рахунки обліку»
«Транзит — перерахування комітенту»	Дт 6851 — Кт 301	віддаємо комітенту зібрані за його товар кошти; це не витрата
«Інше»	Дт 6851 — Кт 301	коли жоден тип не підходить; рахунок краще вказати вручну

Розподіл на борг і аванс працює лише для «Постачальнику», коли вказано і контрагента, і договір, а рахунок не задано вручну.

Що ще змінюється:

• залишок каси зменшується на суму документа;
• розрахунки з контрагентом — якщо вказано і контрагента, і договір: борг перед ним зменшується (у розрізі договору, а за наявності — замовлення);
• касовий метод ПДВ — оплата постачальнику за договором з касовим методом визнає податковий кредит за вже зареєстрованими податковими накладними;
• розрахунки з працівниками — зведений чи індивідуальний РКО з «Виплати нарахувань» гасить борг за період нарахування, «Виплата депонованої ЗП» — борг за депонентом;
• рух коштів — сума потрапляє у звіт «Рух коштів». Статті руху коштів у касовому ордері обрати не можна, тому видачі, оформлені тут, у звіті стоять у рядку «Без статті».

«розпровести» прибирає проводки і всі рухи документа.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Нульова чи порожня «Сума» — «провести» неактивна; при натисканні «зберегти» сервіс відмовить з повідомленням про помилку в полі суми.
• Не обрано касу — без каси документ не зберігається. Якщо список кас порожній, спершу створіть касу в картці організації на вкладці «Каси».
• Документ проведено — змінити його можна лише після «розпровести».
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця»; сервіс відмовить у збереженні, проведенні чи видаленні з повідомленням, у якому названо дату заборони.
• Аванс уже зараховано — якщо частину оплати як аванс постачальнику вже зарахувало надходження товарів чи послуг, сервіс не дасть розпровести ордер: «Аванс цього документа вже зараховано іншим документом…». Спершу розпроведіть той документ.
• Зведений РКО на зарплату: якщо змінили «Сума», проведення відмовить — сума ордера має дорівнювати сумі рядків працівників. Поверніть суму або створіть ордери з «Виплати нарахувань» заново.
• Перенесений з 1С документ, який у 1С не був проведений, без проводок 1С не проводиться.
• Немає права створювати чи проводити РКО в цій організації — кнопки неактивні або сервіс відмовить.

Сервіс не перевіряє залишок готівки в касі, наявність контрагента для оплати постачальнику чи працівника для підзвіту: документ проведеться, але рахунки будуть без аналітики, а борг не закриється. Заповнюйте ці поля самі.

РКО, перенесені з 1С

Перенесені з 1С ордери проведені автоматично — з проводками, як у 1С. Ті, що у 1С не були проведені або були позначені на видалення, перенесені чернетками: у документі написано «з 1С · чернетка» або «з 1С · позначено на видалення». Потрібний — перевірте і проведіть, зайвий — видаліть.

Скопіювати документ

Схожий документ не обовʼязково набирати заново: у списку натисніть «скопіювати» в рядку, у відкритому документі — «скопіювати» в «Повʼязаних діях». Відкриється новий документ з тими самими організацією, касою, типом операції, контрагентом, договором, працівником, сумою, підставою, рахунком і коментарем. Номер буде свій, дата — поточна, привʼязка до замовлення постачальнику не переноситься. Копія завжди нова й непроведена. Перевірте дані і натисніть «зберегти» або «провести».