Картка необоротного активу

Для чого ця сторінка

Картка одного необоротного активу: основного засобу (ОЗ), нематеріального активу (НМА) або малоцінки (МШП/МНМА). У ній зберігаються вартість, параметри амортизації чи списання, рахунки обліку, місце знаходження і відповідальна особа. Звідси ж створюють документи по активу: введення в експлуатацію, переміщення, зміну стану, списання, продаж.

Як відкрити

• «Необоротні активи» → «Перелік НА»: подвійний клік по рядку;
• нова картка — кнопками «+ ОЗ», «+ НМА», «+ МШП/МНМА» над переліком. Вид активу задає кнопка, у картці він не змінюється;
• зі сторінки «Рахунки обліку НА»: клік по рядку таблиці «Картки з нестандартними рахунками».

Що на сторінці

Заголовок і рядок стану

Заголовок нової картки — «Нова картка» і вид активу (ОЗ, НМА, МШП/МНМА), збереженої — вид і назва активу. Позначка «I» поруч означає, що картку перенесено з 1С.

У збереженої картки під заголовком — рядок стану: «Статус», «Первісна», «Знос», «Введено» (дата введення в експлуатацію) і для ОЗ та НМА ще «Залишкова» і «Періодів амортизації» (скільки місяців уже нараховано і зі скількох — строк корисного використання). У малоцінки «Знос» — це вже списана у витрати частина вартості.

Статуси активу: «На складі (не введено)», «В експлуатації», «На консервації», «У тривалому ремонті», «Списано», «Продано».

Вкладки

Вкладки «Реквізити», «Рахунки обліку» і «Документи» (у дужках — кількість документів) зʼявляються після першого збереження. Нова картка показує лише блоки вкладки «Реквізити» і блок «Коментар». Блоки пронумеровані, ті самі номери — у правій колонці «Заповнення документа».

Вкладка «Реквізити»

Основні дані

• «Організація» (обовʼязково) — лише організації, де ви маєте право вести такі картки. Після збереження не змінюється.
• «Інвентарний №» — можна лишити порожнім («порожньо — авто»): номер присвоїться при збереженні. Номер має бути унікальним серед карток організації.
• «Назва» (обовʼязково).

Вартість і амортизація (у малоцінки — «Вартість і списання»)

Для ОЗ і НМА:

• «Група» (обовʼязково) — група активу, у списку видно номер, назву і рахунок групи. З групи беруться типові рахунок активу і рахунок зносу, від неї залежить мінімальний строк використання.
• «Метод амортизації» (обовʼязково) — метод із довідника (прямолінійний тощо).
• «Первісна вартість» — сума, на яку актив вводиться в експлуатацію.
• «Ліквідаційна вартість» — частина вартості, яка не амортизується.
• «Строк корисного викор., міс» — за замовчуванням 60. У НМА — не менше 24 місяців.

Для малоцінки:

• «Первісна вартість» — менше 20 000.
• «Метод списання»: «50/50» — половина вартості у витрати при введенні, решта при списанні; «100% при введенні» — уся вартість одразу.
• «Кількість».

У збереженої картки під полями нагадування: накопичений знос і залишкова вартість змінюються лише документами (введення, амортизація, модернізація, списання), а не карткою.

Розміщення і відповідальний

• «Підрозділ» — де актив використовується.
• «МВО (відповідальний)» — працівник, відповідальний за актив.

Після введення в експлуатацію обидва поля закриті: їх змінює документ «Внутрішнє переміщення». Поруч із підписом «Підрозділ» тоді зʼявляється кнопка «перемістити» — відкриває новий документ переміщення з цим активом.

Податковий облік (лише ОЗ і НМА)

Параметри амортизації за податковими правилами — для додатка АМ і амортизаційних різниць декларації з податку на прибуток (потрібні платникам, які застосовують різниці; решті не заважають):

• «амортизується в податковому обліку (виробничий актив)» — знята галочка означає невиробничий актив: податкова амортизація не нараховується, при вибутті його залишкова вартість іде в окремий рядок різниць.
• «Податковий строк, міс» — порожньо: більший з бухгалтерського строку і мінімально допустимого для групи (підказка показує число). Можна вписати довший.
• «Податкова первісна вартість» — порожньо: як у бухгалтерському обліку.
• «Накопичена податкова амортизація» — правиться лише до введення в експлуатацію (для перенесених карток — впишіть накопичену за податковими правилами); далі її пишуть документи амортизації. Перенесеним карткам при переході прирівняно до бухгалтерської.
• «прискорена амортизація за мінімально допустимим строком» — лише для груп 3, 4, 5 і 9 основних засобів: 2 роки (групи 4, 5) або 5 років (3, 9), прямолінійно; для нових активів, введених з 2020 року.
• У збереженої картки — податкова залишкова вартість.
• «Код УКТ ЗЕД» — для податкової накладної при продажу основного засобу.

Вкладка «Рахунки обліку»

• «Рахунок обліку активу» — можна лишити порожнім. Під полем напис «діє: …» показує рахунок, який зараз діє, і звідки він: картка, налаштування організації, група або типовий (для малоцінки — 22).
• «Рахунок зносу» (лише ОЗ і НМА) — так само з написом «діє: …»; типово 131 для ОЗ і 133 для НМА.
• «Податкове призначення (ПДВ)» — призначення активу для розподілу податкового кредиту («— не задано —», якщо не вказано). Зміну призначення з коригуванням ПДВ оформлюють документом «Податкове призначення».
• «Рахунок витрат амортизації» (у малоцінки — «Рахунок витрат списання»): 23 «Виробництво» (лише ОЗ і НМА), 91 «Загальновиробничі», 92 «Адміністративні», 93 «Збут», 94 «Інші операційні». Нова картка отримує 92.

Порожнє поле рахунку означає: береться з налаштувань «Рахунки обліку НА», далі зі стандарту групи (для малоцінки — 22). Рахунок капітальних інвестицій (152 для ОЗ, 154 для НМА) не змінюється. Зміни зберігаються кнопкою «зберегти»; уже проведені документи не змінюються — за потреби їх розпроводять і проводять заново.

Якщо змінити рахунок активу чи зносу в уже введеного активу, зʼявиться жовте попередження: сальдо лишається на попередньому рахунку. Після збереження або розпроведіть і проведіть введення заново, або перенесіть сальдо бухгалтерською довідкою.

Ця вкладка лишається доступною і у списаного чи проданого активу.

Вкладка «Документи»

Усі документи по активу за датою:

Колонка	Що означає
«Дата»	дата документа
«Документ»	вид документа; клік відкриває його
«№»	номер
«Примітка»	стан після введення, причина списання, підрозділи звідки і куди для переміщення, вид зміни стану
«Сума»	сума документа (капіталізовано, залишкова, ціна продажу)
«Проведено»	галочка, якщо документ проведено

Позначка «I» — документ із 1С. Рядок «Довідка (проводки з 1С)» відкриває бухгалтерську довідку з проводками документа 1С. Рядок без посилання — подія, яка є лише в 1С: її проводки не переносились (підказка на рядку пояснює це). Продаж через реалізацію показаний рядком «Реалізація (продаж ОЗ)»: клік відкриває список документів реалізації, а не сам документ.

Блок «Коментар»

Видно на всіх вкладках. Після проведення документа «Зміна стану» система сама дописує в коментар рядок із датою, зміною і підставою.

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес лише по обовʼязкових полях: організація і назва, для ОЗ і НМА ще група і метод амортизації.
• «Повʼязані дії» (у збереженої картки) — кожна відкриває новий документ або звіт із цим активом:

Дія	Коли доступна і що робить
«введення в експлуатацію»	лише в статусі «На складі (не введено)»; новий документ уже з цим активом
«внутрішнє переміщення»	поки актив не списаний і не проданий; новий документ з активом
«інвентаризація»	поки актив не списаний і не проданий; нова інвентаризація цієї організації
«зміна стану»	лише ОЗ і НМА, поки актив не вибув («Актив вибув — зміна стану недоступна»). Відкриває документ із уже обраною операцією: для активу в експлуатації — консервація, для невведеного — зміна строку, для законсервованого чи в ремонті — повернення в експлуатацію. Інший вид операції обирають у документі
«списання»	поки актив не списаний і не проданий; новий документ з активом
«продаж»	лише ОЗ, поки не вибув; новий документ реалізації з цим засобом на вкладці «ОЗ»
«журнал амортизації»	ОЗ і НМА (у малоцінки неактивна); журнал, відібраний за організацією і видом
«відомості про актив»	завжди; сторінка «Відомості про необоротні активи» по цьому активу

• «Історія документа» — хто і коли створював і змінював картку: два останні записи і «ще». Детальніше — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

Нижня плашка

«назад», «до списку» (перелік НА), «зберегти», «видалити», «друк».

• «зберегти» неактивна, доки не заповнені обовʼязкові поля. Нова картка після збереження відкривається як збережена, зі вкладками і діями.
• «видалити» — є лише у збереженої картки, яка не списана і не продана. Система перепитує «Позначити картку на видалення?» і повертає до переліку.
• «друк» відкриває «Відомості про необоротні активи» по цьому активу, звідти друкують.

Незбережені правки картки не губляться: система тримає чернетку і при поверненні пропонує відновити введене (див. «Незбережені зміни: чернетка документа і картки»). У базу нічого не пишеться до натискання «зберегти».

Як працювати

Нова картка основного засобу

1. «Перелік НА» → «+ ОЗ».
2. Оберіть «Організація», впишіть «Назва». Номер можна не вводити.
3. Оберіть «Група» і «Метод амортизації», вкажіть «Первісна вартість», за потреби «Ліквідаційна вартість» і «Строк корисного викор., міс».
4. Заповніть «Підрозділ», «МВО (відповідальний)», для продажу в майбутньому — «Код УКТ ЗЕД».
5. «зберегти». Картка отримує статус «На складі (не введено)», зʼявляються вкладки.
6. На вкладці «Рахунки обліку» перевірте рахунок витрат амортизації (23, 91, 92, 93 чи 94) і збережіть.
7. У «Повʼязаних діях» — «введення в експлуатацію», проведіть документ. Статус стане «В експлуатації», у рядку стану зʼявиться дата «Введено».

Змінити параметри введеного активу

• строк, метод амортизації, ліквідаційну вартість, консервацію, модернізацію — дія «зміна стану»;
• підрозділ і МВО — «перемістити» або дія «внутрішнє переміщення»;
• групу, метод списання і кількість малоцінки — лише після розпроведення документа введення.

Що змінюється лише документами

Після введення в експлуатацію картка закриває поля, зафіксовані введенням:

• «Група», «Метод списання», «Кількість» — лише через розпроведення введення;
• «Метод амортизації», «Ліквідаційна вартість», «Строк корисного викор., міс» — документом «Зміна стану»;
• «Підрозділ» і «МВО (відповідальний)» — документом «Внутрішнє переміщення»;
• «Первісна вартість» закрита; її збільшує модернізація.

У списаного чи проданого активу закриті всі поля, крім вкладки «Рахунки обліку», а кнопки «видалити» немає.

Що змінюється в обліку

Картка проводок не робить. Проводки роблять документи, а картка визначає, з якими рахунками: рахунок активу і зносу — для введення, модернізації, списання і продажу, рахунок витрат — для амортизації (ОЗ, НМА) чи списання вартості (малоцінка).

Амортизація нараховується кроком «нарахування амортизації» на сторінці «Закриття місяця» — лише на ОЗ і НМА зі статусом «В експлуатації», введені до початку місяця нарахування. Законсервовані і ті, що в тривалому ремонті, не амортизуються. Малоцінка не амортизується: вартість списується у витрати при введенні і списанні за обраним методом.

Типові ситуації

• «зберегти» неактивна — не заповнені організація, назва, а для ОЗ і НМА — група чи метод амортизації.
• Поле «Група» чи «Метод амортизації» неактивне — актив уже введено в експлуатацію. Підказка на полі пояснює, яким документом його змінити.
• «Інвентарний номер … уже має інша картка цієї організації» — оберіть інший номер або лиште поле порожнім.
• «Рахунок не знайдено у плані рахунків: …» — вписаного коду немає в плані рахунків.
• Нова картка малоцінки не зберігається з первісною вартістю 20 000 і більше — така вартість уже для основного засобу.
• Нова картка малоцінки з кількістю більше 1 не зберігається — створюйте картку на одну одиницю.
• НМА не зберігається зі строком менше 24 місяців.
• Актив не амортизується — він не введений в експлуатацію, введений цього місяця, законсервований, повністю замортизований, або «Закриття місяця» за цей місяць ще не запускали.
• Немає вкладок і дій — картку ще не збережено.