Введення в експлуатацію

Для чого ця сторінка

Документ вводить необоротні активи в експлуатацію: основний засіб чи нематеріальний актив переходить із капітальних інвестицій на свій рахунок і з наступного місяця починає амортизуватись, а малоцінка списується у витрати — уся або половина вартості, за методом списання з картки. Одним документом можна ввести кілька активів різних видів.

Список документів

Заголовок «Введення в експлуатацію», праворуч кнопка «+ Новий документ».

Під заголовком — відбори:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки.
• «Усі статуси» — «Проведені» або «Чернетки».
• Дати «з — по» — період документів; порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки.

Колонки: «№» (позначка «I» — документ перенесено з 1С), «Дата», «Організація», «Цільовий статус» («в експлуатації» або «на зберіганні»), «Позицій» — кількість активів у документі, і іконки: проведення (зелена галочка — проведено, червона — ні, сіра з рискою — перенесений з 1С документ, що не проводиться за задумом), вкладення (скріпка) і, якщо в організації увімкнено контроль підписання, підпис. Документ відкривається подвійним кліком. Сортування і налаштування колонок — як в усіх списках, див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Документ складається з трьох пронумерованих блоків; праворуч — колонка з прогресом заповнення, звʼязаними документами й історією; внизу — плашка дій. Загальна будова сторінки — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

1. Основні дані

• «Організація» (обовʼязково) — лише організації, де ви маєте право створювати цей документ. Зміна організації очищає список активів.
• «Дата» (обовʼязково) — дата введення: її отримає картка як дату «Введено», від неї рахується початок амортизації.
• «Цільовий стан»: «в експлуатації» (звичайне введення) або «на зберіганні» — актив лишається невведеним, проводок немає.

Організацію і дату можна обрати лише в новому документі. Після першого збереження вони закриті — якщо дата помилкова, створіть новий документ, а цей видаліть.

Номер документа присвоюється автоматично при збереженні.

2. Активи

Кнопка «+ додати активи» у заголовку блоку (неактивна, доки не обрано організацію: «Спершу оберіть організацію») відкриває вікно «Вибір активів»:

• відбори «Пошук (назва / інв. №)», «Вид активу», «Підрозділ», «МВО (працівник)»;
• таблиця з галочками і колонками «Вид», «Інв. №», «Назва», «Підрозділ», «МВО», «Первісна»; галочка в заголовку позначає всі рядки, що зараз видно за відбором;
• унизу — скільки обрано, кнопки «додати обрані» і «скасувати» (угорі — «закрити»).

У вікні лише картки цієї організації зі статусом «На складі (не введено)», яких ще немає в документі. Якщо документ відкрито з картки активу дією «введення в експлуатацію», цей актив уже стоїть у рядках.

Колонки рядків:

Колонка	Що означає
«№»	номер рядка
«Вид»	ОЗ, НМА або МШП/МНМА
«Актив»	інвентарний номер і назва
«Первісна вартість»	підставляється з картки; на цю суму робиться проводка введення
«Строк, міс»	строк корисного використання з картки; потрапляє в акт
«×»	прибрати рядок

Первісну вартість і строк для амортизації бере картка. Якщо змінити їх у рядку документа, картка не зміниться: проводка буде на суму з рядка, а амортизація рахуватиметься від картки. Тому правильну вартість і строк вносьте в картку до введення.

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст. Поруч — файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес лише по обовʼязкових полях: організація і дата, хоча б один актив.
• «Звʼязані документи» і «Історія документа» — як в усіх документах. Окремих повʼязаних дій у цього документа немає.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» і кнопка «дт-кт» з проводками документа.

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк».

• «зберегти» і «провести» неактивні, доки не обрано організацію і не додано хоча б один актив. «провести» на новому документі зберігає і проводить одразу.
• На проведеному документі поля закриті, «зберегти» і «видалити» неактивні — спершу розпроведіть.
• «розпровести»: якщо по активах документа вже нараховано амортизацію, система попередить, скільки нарахувань і на яку суму, і запитає «Розпровести все одно?». Розпроведення введення нараховану амортизацію не скасовує — спершу розпроведіть закриття місяця з амортизацією.
• «друк» — «Акт введення в експлуатацію основних засобів»: стан після введення, коментар, таблиця «№», «Інв. №», «Найменування», «Первісна вартість», «Строк корисного використання, міс», рядок «Разом» і місця для підписів голови комісії та МВО. Кнопки сторінки друку — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

1. Заведіть картку активу на сторінці «Перелік НА»: група, метод амортизації, первісна вартість, строк, рахунок витрат. Збережена картка має статус «На складі (не введено)».
2. У картці натисніть дію «введення в експлуатацію» або на цій сторінці «+ Новий документ».
3. Перевірте «Організація», «Дата» і «Цільовий стан» — «в експлуатації».
4. «+ додати активи», позначте потрібні і натисніть «додати обрані».
5. Перевірте «Первісна вартість» у рядках — вона має збігатися з карткою.
6. «провести». Картки отримають статус «В експлуатації» і дату «Введено».
7. За потреби — «друк» акта.

Що змінюється в обліку

Вид активу	Проводка	Сума
Основний засіб	Дт рахунок активу (10x) — Кт 152	«Первісна вартість» із рядка
Нематеріальний актив	Дт рахунок активу (12x) — Кт 154	«Первісна вартість» із рядка
МШП/МНМА	Дт рахунок витрат із картки — Кт рахунок малоцінки (типово 22)	уся вартість при «100% при введенні» або половина при «50/50»

Рахунок активу береться з картки; якщо там порожньо — з налаштувань «Рахунки обліку НА», далі з групи активу. Рахунок малоцінки — з картки, далі з налаштувань, типово 22.

Що ще змінюється:

• картка отримує статус «В експлуатації» і дату введення = дата документа;
• для малоцінки в картці запамʼятовується вже списана частина вартості (решту при «50/50» спише документ списання);
• основні засоби і нематеріальні активи потрапляють у нарахування амортизації починаючи з наступного місяця (крок «нарахування амортизації» на сторінці «Закриття місяця»).

Якщо цільовий стан — «на зберіганні», проводок немає, а картка лишається «На складі (не введено)».

«розпровести» видаляє проводки і повертає картки в статус «На складі (не введено)» без дати введення; у малоцінки списана частина обнуляється.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Не обрано організацію або немає жодного активу — «зберегти» і «провести» неактивні.
• Актива немає у вікні вибору — він уже введений в експлуатацію, списаний чи проданий, з іншої організації або вже доданий у цей документ.
• Документ проведено — змінити чи видалити його можна лише після «розпровести».
• Документ перенесено з 1С — проведення вимкнено, на сторінці пояснення: його проводки вже прийшли довідкою, стан активу взято з журналу подій 1С. Повторне проведення задвоїло б проводки.
• Дата під забороною змін — документ із проводками в цьому періоді не проводиться і не розпроводиться. Дату заборони встановлюють на сторінці «Закриття місяця».
• У плані рахунків немає рахунку активу чи витрат, указаного в картці.