Інвентаризація необоротних активів

Для чого ця сторінка

Документ звіряє фактичну наявність необоротних активів з даними обліку: основних засобів, нематеріальних активів і малоцінки в підрозділі, у матеріально відповідальної особи (МВО) або по всій організації. З нього друкують інвентаризаційний опис для комісії. Проведення фіксує результати: для відсутніх активів система створює чернетку документа списання.

Список документів

Заголовок «Інвентаризація ОЗ», праворуч кнопка «+ Нова інвентаризація» і «Усього:» — кількість документів у вибірці.

Відбори: «Усі організації» (поки не змінювали — організація за замовчуванням із шапки), «Усі статуси» — «Проведені» чи «Чернетки», і дати «з — по» (порожні — період за замовчуванням із шапки).

Колонки:

Колонка	Що означає
«№»	номер; позначка «I» — документ перенесено з 1С
«Дата»	дата документа
«Організація»	організація
«Місце проведення»	«підрозділ», «МВО (працівник)» або «по організації»
«Період з», «Період до»	коли комісія проводила інвентаризацію
«Позицій»	кількість активів у документі
«Стан»	«в процесі» — документ збережено, опис у комісії; «проведено»; «чернетка», «скасовано» — у старих документах
іконки	проведення (зелена галочка — проведено, червона — ні), вкладення (скріпка), підпис — якщо в організації увімкнено контроль підписання

Документ відкривається подвійним кліком. Сортування і налаштування колонок — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Чотири пронумеровані блоки, праворуч — колонка із заповненням, звʼязаними документами й історією, внизу — плашка дій (загальна будова — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• «Організація» (обовʼязково) — лише в новому документі; зміна очищає рядки, підрозділ і МВО.
• «Дата» (обовʼязково) — дата документа; на неї складається опис («станом на»).
• «Де проводиться»: «у підрозділі», «у МВО» або «по організації (всі активи)».
• Залежно від вибору — «Підрозділ» (обовʼязково), «МВО» (обовʼязково) або неактивне поле «Охоплення» з текстом «всі активи організації».

2. Комісія і підстава

• «Період з» і «по» — коли інвентаризація розпочата і закінчена; «по» не може бути раніше за «Період з».
• «Підстава» — розпорядчий документ (наказ), іде в опис.
• «Комісія» — склад комісії текстом.

3. Активи

Кнопка «заповнити за даними обліку» у заголовку блоку активна, коли вибрано підрозділ чи МВО (для «по організації» — одразу). Вона замінює всі рядки переліком активів цього місця за обліком: основні засоби, нематеріальні активи і малоцінка, крім списаних і проданих. Вручну рядок не додається — лише заповненням, а зайві рядки прибирають «×».

Колонки:

Колонка	Що означає
«№»	номер рядка
«Актив»	інвентарний номер і назва
«Первісна»	первісна вартість за обліком
«Залишкова»	залишкова вартість за обліком
«Фактично»	результат перевірки: «в наявності» (підставляється при заповненні), «відсутнє» або «не за місцем»
«Примітка»	довільний текст до рядка
«×»	прибрати рядок

Під таблицею — «Висновки комісії»: заповнюють після перевірки.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли документа — наприклад, скан підписаного опису (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка

• «Заповнення документа» — обовʼязкові: організація, дата, підрозділ чи МВО (крім «по організації») і хоча б один актив.
• «Звʼязані документи» і «Історія документа» — як в усіх документах. Окремих повʼязаних дій немає.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка проведення, у збереженого непроведеного документа — жовта позначка «в процесі» (підказка: опис у комісії, внесіть фактичну наявність з підписаного опису і проведіть), і кнопка «дт-кт» (проводок у документа немає).

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». «зберегти» і «провести» неактивні, доки не заповнені обовʼязкові поля; «провести» на новому документі зберігає і проводить одразу. Проведений документ змінити чи видалити не можна — спершу «розпровести».

«друк» відкриває «Інвентаризаційний опис» необоротних активів за офіційною формою: шапка з організацією і кодом, підстава, рахунки обліку, місце зберігання, «станом на», розписка МВО, дати початку і закінчення, таблиця активів із фактичною наявністю і даними обліку, підсумки прописом («Разом за описом»), підписи комісії. Дані обліку в описі непроведеного документа — поточні, проведеного — зафіксовані на момент проведення. Кнопки сторінки друку — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

1. «+ Нова інвентаризація». Оберіть організацію, дату і «Де проводиться» — підрозділ, МВО чи всю організацію.
2. Заповніть «Період з», «по», «Підстава», «Комісія».
3. «заповнити за даними обліку» — зʼявиться перелік активів.
4. «зберегти» і «друк» — роздрукуйте опис для комісії. Документ отримає стан «в процесі».
5. Після перевірки внесіть результат у колонку «Фактично» по кожному рядку, примітки і «Висновки комісії». Підписаний опис додайте у вкладення.
6. «провести».
7. Якщо були відсутні активи — відкрийте сторінку «Списання»: там зʼявилася чернетка списання. Перевірте і проведіть її.

Що змінюється в обліку

Бухгалтерських проводок немає. При проведенні:

• у кожному рядку фіксуються первісна вартість, знос і залишкова вартість на момент проведення;
• для рядків «відсутнє» створюється непроведений документ списання з номером, що починається з INV- і містить номер інвентаризації, причиною «втрата» і поясненням, з якої інвентаризації він створений. Проводки і статус «Списано» зʼявляться, коли ви проведете це списання;
• рядки «не за місцем» лише фіксуються: підрозділ і МВО в картці не змінюються — оформіть «Внутрішнє переміщення»;
• документ отримує стан «проведено».

Статуси карток активів інвентаризація не змінює. Неврахований актив, знайдений комісією, сюди не додається — запишіть його в «Висновки комісії» і поставте на облік: картка на сторінці «Перелік НА» і документ «Введення в експлуатацію».

«розпровести» повертає документ у стан «в процесі». Створена чернетка списання при цьому лишається — якщо результати змінюються, видаліть її на сторінці «Списання» перед повторним проведенням.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Не обрано організацію, підрозділ чи МВО, або немає жодного рядка — «зберегти» і «провести» неактивні.
• «по» раніше за «Період з» — документ не збережеться.
• «не за місцем» для активу без підрозділу і без МВО — система не знає, де актив, і не збереже документ. Для такого активу оберіть «в наявності» і опишіть місце в «Примітка».
• Документ проведено — спершу «розпровести».
• Не розпроводиться — «Пов'язаний документ списання … уже проведено. Спочатку розпровести його.» Розпроведіть списання, створене з цієї інвентаризації, потім інвентаризацію.
• Повторне проведення після розпроведення не проходить — лишилась чернетка списання, створена першим проведенням. Видаліть її на сторінці «Списання» і проведіть інвентаризацію знову.
• Документ перенесено з 1С — проведення вимкнено: стан карток уже врахований під час перенесення.