Зміна стану активу
Один журнал і один документ для змін основних засобів і нематеріальних активів після введення: консервація, тривалий ремонт, повернення в експлуатацію (амортизація зупиняється і відновлюється), зміна строку корисного використання, зміна методу амортизації чи ліквідаційної вартості, модернізація основного засобу зі збільшенням первісної вартості.
Для чого ця сторінка
Тут оформлюють зміни основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА), які вже обліковуються:
- консервація і тривалий ремонт — актив тимчасово не працює, амортизація не нараховується;
- повернення в експлуатацію — з консервації чи ремонту, амортизація відновлюється;
- зміна строку корисного використання;
- зміна параметрів амортизації — метод амортизації та/або ліквідаційна вартість;
- модернізація (лише ОЗ) — витрати на поліпшення збільшують первісну вартість.
Для введеного активу ці параметри в картці закриті — змінюють їх лише цим документом. Сторінка відкривається з меню «Необоротні активи» → «Зміна стану» або з картки активу дією «зміна стану».
Список документів
Заголовок «Зміна стану ОЗ / НМА», праворуч кнопка «+ Новий документ».
Відбори: «Усі організації» (поки не змінювали — організація за замовчуванням із шапки), «Усі статуси» — «Проведені» чи «Чернетки», і дати «з — по». Відбір за датами в цьому списку зараз не діє — показуються документи за всі дати.
Колонки:
| Колонка | Що означає |
|---|---|
| (без назви) | позначка «I» — документ перенесено з 1С |
| іконки | проведення (зелена галочка — проведено, червона — ні), вкладення (скріпка), підпис — якщо в організації увімкнено контроль підписання |
| «№», «Дата» | номер і дата документа |
| «Організація» | організація |
| «Операція» | вид операції; для зміни строку — ще новий строк (наприклад, → 48 міс) |
| «Актив» | інвентарний номер і назва |
| «Сума» | лише для модернізації — сума, що капіталізована |
Документ відкривається подвійним кліком. Сортування і налаштування колонок — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».
Документ: що де
Новий документ відкривається з видом операції «консервація»; з картки активу — з уже обраним активом і операцією (для активу в експлуатації — консервація, для невведеного — зміна строку, для законсервованого чи в ремонті — повернення в експлуатацію). Поле «Вид операції» змінює вигляд документа: для модернізації — своя форма з таблицею витрат. Після першого збереження вид операції, організацію, вид активу і сам актив змінити не можна.
Загальна будова сторінки — блоки, права колонка, плашка дій — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».
Консервація, ремонт, повернення, строк, параметри
Заголовок — «Зміна стану:» і вид операції.
1. Основні дані
- «Організація» (обовʼязково) — лише в новому документі; зміна очищає актив.
- «Дата документа» (обовʼязково).
- «Дата зміни» — дата, з якої діє зміна; іде в акт і в запис у коментарі картки.
- «Вид активу» — ОЗ або НМА (лише в новому документі).
- «Актив» (обовʼязково) — пошук за назвою чи інвентарним номером; біля назви видно поточний статус. У списку лише активи, для яких операція можлива:
| Операція | Які активи можна обрати |
|---|---|
| консервація, тривалий ремонт | «В експлуатації» |
| повернення в експлуатацію | «На консервації», «У тривалому ремонті» |
| зміна строку, зміна параметрів амортизації | «В експлуатації», «На консервації», «У тривалому ремонті», «На складі (не введено)» |
- «Поточний стан» — статус обраного активу, лише для перегляду.
- «Вид операції» — «модернізація», «консервація», «тривалий ремонт», «повернення в експлуатацію», «зміна строку корисного використання», «зміна параметрів амортизації».
2. Параметри зміни
- для зміни строку — «Новий строк, міс» (обовʼязково; поруч видно поточний строк);
- для зміни параметрів — «Нова ліквід. вартість» і «Новий метод амортизації» (кожне можна лишити порожнім — «не змінювати», але хоча б одне має бути заповнене);
- для всіх — «Підстава (наказ, причина)».
Після проведення тут видно «Було:» — попередній статус, строк або ліквідаційну вартість.
3. Коментарі та вкладення — «Коментар» і файли (скани наказів). На новому документі вкладення зʼявляються після збереження.
Модернізація
Заголовок — «Нова модернізація ОЗ» / «Модернізація ОЗ» з номером.
1. Основні дані — «Організація», «Дата», «Основний засіб» (обовʼязково; пошук за назвою чи інвентарним номером) і «Вид операції».
2. Витрати — кнопка «+ рядок витрат» у заголовку блоку додає рядок:
| Колонка | Що означає |
|---|---|
| «№» | номер рядка |
| «Витрати (опис)» | що зроблено (не коротше 3 символів) |
| «Сума» | сума витрат, більше нуля |
| «Рах. витрат» | рахунок, з якого капіталізуються витрати; за замовчуванням 631 |
| «×» | прибрати рядок |
Внизу — «Разом капіталізується». Рядки з коротшим за 3 символи описом або нульовою сумою при збереженні не записуються.
3. Коментарі та вкладення — як вище.
Права колонка, рядок статусу і плашка дій
- «Заповнення документа» — обовʼязкові: організація, дата, актив; для зміни строку — новий строк; для зміни параметрів — хоча б один параметр; для модернізації — хоча б один заповнений рядок витрат.
- «Звʼязані документи» і «Історія документа» — як в усіх документах. Окремих повʼязаних дій немає.
- У рядку назви — позначка проведення і кнопка «дт-кт» (проводки є лише в модернізації).
- Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» / «розпровести», «видалити», «друк». «зберегти» і «провести» неактивні, доки не заповнено обовʼязкове; «провести» на новому документі зберігає і проводить одразу. Проведений документ змінити чи видалити не можна — спершу «розпровести».
- «друк»: «Акт зміни стану: …» (актив, операція, дата зміни, стан було → стало, підстава, підписи керівника і головного бухгалтера), для зміни строку — «Акт зміни строку корисного використання» (строк було → стало), для модернізації — «Акт модернізації (поліпшення) основного засобу» (первісна вартість і знос до модернізації, таблиця витрат, підписи голови комісії і МВО). Кнопки сторінки друку — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».
Як оформити
Консервація чи ремонт
- У картці активу — дія «зміна стану» (або тут «+ Новий документ» і оберіть актив).
- Перевірте «Вид операції» — «консервація» чи «тривалий ремонт», вкажіть «Дата зміни» і «Підстава (наказ, причина)».
- «провести». Статус картки стане «На консервації» чи «У тривалому ремонті».
Повернення в експлуатацію — так само, «Вид операції» «повернення в експлуатацію»; у списку активів лише законсервовані і ті, що в ремонті.
Зміна строку — «зміна строку корисного використання», «Новий строк, міс», «провести».
Модернізація
- «Вид операції» — «модернізація», оберіть «Основний засіб».
- «+ рядок витрат»: опис, сума, рахунок витрат (631, якщо роботи виконав постачальник; свій рахунок, якщо витрати зібрані на іншому, наприклад 152).
- «провести» — первісна вартість зросте на «Разом капіталізується».
Що змінюється в обліку
| Операція | Проводки | Що змінюється в картці |
|---|---|---|
| консервація, тривалий ремонт | немає | статус «На консервації» / «У тривалому ремонті» |
| повернення в експлуатацію | немає | статус «В експлуатації» |
| зміна строку | немає | «Строк корисного викор., міс» |
| зміна параметрів амортизації | немає | «Метод амортизації» та/або «Ліквідаційна вартість»; статус не змінюється |
| модернізація | Дт рахунок активу (10x) — Кт «Рах. витрат» рядка, по кожному рядку | «Первісна вартість» зростає на суму витрат; знос не змінюється |
Амортизація. Нараховується лише на активи «В експлуатації» — під час кроку «нарахування амортизації» закриття місяця система дивиться на статус активу в цей момент. Поки актив на консервації чи в ремонті, амортизація не нараховується, а місяці простою не зменшують залишок строку: амортизація просто закінчиться пізніше. «Дата зміни» на нарахування не впливає. Після зміни строку, методу, ліквідаційної чи первісної вартості наступні нарахування рахуються вже з новими даними.
Після проведення консервації, ремонту, повернення чи зміни строку в коментар картки дописується рядок із датою зміни, старим і новим значенням та підставою.
«розпровести» повертає попередній статус, строк, метод і ліквідаційну вартість; для модернізації — видаляє проводки і зменшує первісну вартість назад. Рядок у коментарі картки лишається.
Чому документ може не зберігатись чи не проводитись
- Не заповнено обовʼязкове — «зберегти» і «провести» неактивні.
- Потрібного активу немає в полі «Актив» — його статус не підходить для обраної операції (див. таблицю вище), актив іншого виду (ОЗ / НМА) чи іншої організації, або вже списаний чи проданий.
- Новий строк менший за мінімальний для групи — документ не проведеться; повідомлення називає мінімальний строк у місяцях.
- Перехід заборонено — статус активу змінився після збереження документа (наприклад, його вже законсервовано іншим документом).
- «Актив вибув — параметри амортизації не змінюються» — списаний чи проданий актив.
- Модернізація не проводиться для активу не «В експлуатації» — хоча в полі «Основний засіб» можна обрати і невведений, і законсервований засіб, провести модернізацію можна лише для активу в експлуатації. Для невведеного засобу збільште «Первісна вартість» у картці.
- Рахунок у колонці «Рах. витрат» відсутній у плані рахунків — модернізація не проведеться; виправте код.
- Дата модернізації під забороною змін — проводки в закритому періоді не створюються.
- Документ проведено — спершу «розпровести».
- Документ перенесено з 1С — проведення вимкнено: стан картки вже врахований під час перенесення.