Замовлення покупців

Для чого ця сторінка

Замовлення покупця фіксує, що покупець просить відвантажити: товари, послуги, обладнання чи основні засоби, кількість, ціну і термін поставки. Це ще не продаж і не рахунок: бухгалтерських проводок немає, товар не списується і не резервується — резерв на складі створює лише проведений рахунок покупцю. Проведене замовлення стає попитом: сервіс знає, що товар обіцяно покупцю, і рахує, скільки вже відвантажено. Із замовлення створюють рахунок на оплату, документ реалізації або акт виробничих послуг.

Список документів

Сторінка відкривається з меню «Комерція» → «Продажі» → «Замовлення покупців». У заголовку — загальна кількість документів у вибірці, праворуч — кнопка «+ Нове замовлення».

Під заголовком — рядок відборів:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки сервісу.
• Стан закриття — «Усі», «Відкриті» або «Закриті».
• Дати «з — по» — період за датою документа. Порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки.
• «Оплата: усі» — «Не оплачені», «Частково», «Оплачені»: за оплатами, у яких це замовлення вказано підставою.
• «покупець: усі» — пошук покупця за кількома літерами назви; «×» поруч скидає відбір.
• «Усі види» — вид документа за рядками: «товари», «послуги», «обладнання», «ОЗ».

Колонки таблиці: позначка «I» (документ перенесено з 1С), іконка проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом), іконка вкладень (скріпка), далі «№», «Дата», «Організація», «Покупець», «Термін» (дата поставки), «Стан», «Вид», «Сума» і «Оплата».

Що показує «Стан»:

• «відкритий» — замовлення ще не проведене;
• «у роботі» — проведене і чекає відвантаження;
• «виконаний» — усе відвантажено, а замовлення відкрите (наприклад, його відкрили вручну після автоматичного закриття);
• «закритий» — закрите вручну або автоматично після повного відвантаження. Наведіть мишу — підказка покаже причину, а якщо закрили раніше, ніж усе відвантажили, — ще й «(закрито до повного виконання)»;
• «скасований» — трапляється лише у старих документах.

«Оплата» — сума оплат, у яких підставою вказано це замовлення (поле «На підставі» у надходженні на рахунок або «На підставі замовлення/рахунку» у прибутковому касовому ордері). Зелена сума — сплачено повністю, жовта — частково, «—» — оплат немає.

Праворуч у рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведене замовлення після підтвердження; у проведеного хрестик неактивний). Замовлення відкривається подвійним кліком. Сортування, налаштування колонок і ширини — як в усіх списках, див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Редактор складається з чотирьох пронумерованих блоків, праворуч — колонка з прогресом заповнення і повʼязаними діями, внизу — плашка дій. Загальний устрій сторінки описано в статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

1. Основні дані

• *«Організація » — у списку лише організації, де ви маєте право створювати замовлення; якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано «Показано N з M ваших організацій (інші не дозволяють цю операцію)». Після першого збереження організацію змінити не можна.
• «№ документа» — можна не заповнювати: номер присвоїться при збереженні. У замовлень своя серія номерів, окрема від рахунків.
• *«Дата » — дата і час документа.
• «Напрям» — напрям або проєкт для управлінського обліку. Якщо при першому збереженні поле порожнє, підставиться напрям, закріплений за складом.

2. Покупець і договір

• *«Покупець » — пошук за назвою, поруч видно код ЄДРПОУ. У списку всі контрагенти, ті, що вже позначені покупцями, — першими. При першому документі контрагент автоматично отримує роль покупця. Посилання «створити ↗» відкриває вікно «Новий контрагент» просто на сторінці (див. статтю «Новий контрагент і договір просто з документа»).
• «Договір» з позначкою «(авто вкл.)» — після вибору покупця підставляється його основний договір. Можна обрати інший або «без договору»: тоді при збереженні сервіс візьме основний договір покупця, а якщо договорів немає — створить «Основний договір». «створити ↗» біля поля відкриває вікно «Новий договір» (активне, коли покупця обрано). Від договору залежать ціна, яка підставляється в рядок (тип цін договору), і знижка в нових рядках.
• «Термін поставки» — спершу оберіть вид:
  • «дата» — конкретна дата поставки в календарі;
  • «днів з оплати» — кількість календарних днів від оплати (за замовчуванням 7). Поруч сірим видно орієнтовну дату від дати документа. Коли надійде перша оплата з цим замовленням у підставі, дата зафіксується: день оплати плюс вказані дні; вона стане зеленою з підказкою «Зафіксовано фактом оплати» і далі не пересувається.
• «Склад за замовчуванням» — склад для товарних рядків, у яких склад не вибрано. Якщо в організації один склад, він підставляється сам. У замовленні склад нічого не резервує: він переходить у рахунок і реалізацію, створені із замовлення, і підставляється у вікно підбору товару.

3. Товари / Послуги

Зліва — вкладки рядків із кількістю в дужках: «Товари», «Послуги», «Обладнання» (обладнання з рахунку 152; у реалізації, створеній на підставі, такі рядки ляжуть на ту саму вкладку) і «ОЗ» (продаж основних засобів, що в експлуатації).

Кнопки в заголовку блоку (лише на непроведеному замовленні):

• «ціна без ПДВ ▾» / «ціна з ПДВ ▾» (лише в організації — платника ПДВ) — три ознаки ПДВ документа, як у 1С: «Враховувати ПДВ» (вимкнено — документ без ПДВ: колонок ПДВ немає, на друку «Ціна» і «Сума»), «Сума включає ПДВ» (ціна рядка вже з ПДВ: суми перераховуються, на друку «Ціна з ПДВ», «Сума з ПДВ» і «У тому числі ПДВ»; у заголовку колонки — «Ціна з ПДВ»), «Автоматичний розрахунок ПДВ» (вимкнено — колонка суми ПДВ стає полем, суму ПДВ можна вписати вручну). Новий документ бере їх з картки організації (поруч із «Платник ПДВ»); зміна в документі перераховує всі рядки, ціни лишаються. Докладно — «Ціни з ПДВ і без: три ознаки ПДВ документа».
• на вкладках «Товари», «Послуги», «Обладнання» — «створити номенклатуру» (вікно «Нова номенклатура (швидко)»: нова позиція одразу стає рядком) і «+ додати товар». На вкладках «Товари» й «Обладнання» вона відкриває розширене вікно «Додати товар» із залишками, товаром у дорозі, резервами і колонками цін; на вкладці «Послуги» — підбір послуг із довідника. Докладно — у статті «Підбір номенклатури і послуг у документ»;
• на вкладці «ОЗ» — «+ вибрати ОЗ» (вікно «Вибрати основний засіб»; неактивна, поки не обрано організацію).

Колонки рядків:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Номенклатура» / «Основний засіб»	позиція; на вкладці «ОЗ» — інвентарний номер і назва
«Залишкова»	лише «ОЗ»: первісна вартість мінус знос
«Зміст послуги»	лише «Послуги»: текст, який піде в друк рахунку, створеного із замовлення
«Склад»	лише «Товари»: склад рядка; «— за замовчуванням —» — склад із блоку 2
«К-сть»	кількість
«Ціна»	при виборі номенклатури в рядку підставляється за типом цін договору; у вікні «Додати товар» клік по ціні додає товар саме з цією ціною
«Знижка %»	за замовчуванням — знижка з договору
«Сума без ПДВ»	рахується сама: кількість × ціна мінус знижка
«ПДВ», «ПДВ грн», «Усього»	ставка, сума ПДВ і сума з ПДВ
«Відвантажено»	лише у збереженому замовленні: скільки вже відвантажено реалізаціями на підставі цього замовлення

Для організації, що не є платником ПДВ, колонок ПДВ немає, а замість «Сума без ПДВ» — «Сума». «×» у кінці рядка видаляє його. Внизу два підсумки: «Разом:» — по відкритій вкладці, «Усього:» — по всьому документу. Порожні рядки (без номенклатури або з нульовою кількістю) при збереженні відкидаються.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст. Поруч — файли документа (див. статтю «Вкладення: файли до документів і карток»). Під блоками на непроведеному замовленні нагадування: замовлення бухгалтерських проводок не створює, а при відвантаженні з посиланням на нього облік замовлення закривається сам.

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес лише по обовʼязкових полях: організація і дата, покупець, хоча б один рядок.
• «Повʼязані дії»:
  • «закрити замовлення» — закрити вручну, наприклад, коли покупець відмовився від решти. Браузер попросить причину (необовʼязково); причину видно в підказці на позначці «закрито». Закривати можна і непроведене замовлення. На закритому замовленні замість цієї дії — «відкрити замовлення». На новому документі дія неактивна («Спершу збережіть документ»);
  • «створити рахунок» — новий рахунок на оплату з тими самими покупцем, договором, складом і рядками; у рахунку буде посилання «Підстава: замовлення №…». Потрібне лише збереження, проводити замовлення не обовʼязково;
  • «створити документ реалізації» — нова реалізація, рядки якої заповнюються залишком, який ще не відвантажено. Доступна зі збереженого замовлення (на новому — «Спершу збережіть документ»), проводити його перед цим не обовʼязково;
  • «створити акт виробничих послуг» — акт з рядками-послугами цього замовлення; теж зі збереженого замовлення. Акт створюється, лише якщо в організації увімкнено облік виробництва;
  • «скопіювати» — неактивна на незбереженому документі.
• «Звʼязані документи», «Відповідальний» і «Історія документа» — як в усіх документах; на новому документі зʼявляються після збереження.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» (у перенесених з 1С — «з 1С · …»), позначка закриття («відкрито» або «закрито» з датою) і кнопка «дт-кт». Проводок у замовлення немає, тому вікно «дт-кт» у нього порожнє. Якщо за замовленням є оплати, поруч із назвою видно «оплачено … з …».

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити». Друкованої форми в замовлення покупця немає — друкують рахунок, створений на його підставі. «зберегти» неактивна, поки не обрано організацію і покупця; «провести» — ще й поки немає жодного рядка. На новому документі «провести» зберігає і проводить одразу; «видалити» неактивна на новому і на проведеному документі.

Як оформити

Нове замовлення

1. Натисніть «+ Нове замовлення». Перевірте організацію і дату.
2. Оберіть покупця — договір підставиться сам.
3. Вкажіть «Термін поставки» і, за потреби, «Склад за замовчуванням».
4. Додайте рядки: на вкладці «Товари» — «+ додати товар», на вкладці «Послуги» — та сама кнопка відкриває підбір послуг. Вкажіть кількість, перевірте ціну і знижку.
5. Натисніть «провести» (або спершу «зберегти»).

Далі за замовленням

1. Потрібен рахунок на оплату — «створити рахунок» у правій колонці.
2. Відвантажуєте — «створити документ реалізації». Після проведення реалізації в колонці «Відвантажено» зʼявиться відвантажена кількість.
3. Коли всі рядки відвантажено повністю, замовлення закривається само. Якщо покупець відмовився від решти — «закрити замовлення».

Що змінюється в обліку

Бухгалтерських проводок немає. Замовлення — намір, а не господарська операція: борг покупця не виникає, товар зі складу не йде, залишок на складі не змінюється.

Що відбувається при проведенні:

• товарні рядки (і обладнання) стають попитом: кількість видно в колонці «Попит» звіту «Монітор наявності товару» і в колонці «Замовлено» вікна підбору товару в рахунках, замовленнях і реалізаціях. Послуги й основні засоби в попит не потрапляють;
• товар не резервується і наявність на складі не перевіряється — замовлення можна провести навіть на товар, якого ще немає. Резерв створює проведений рахунок покупцю.

Коли проводиться реалізація на підставі замовлення, відвантажена кількість зменшує попит і додається в «Відвантажено»; борг покупця за реалізацією обліковується в розрізі цього замовлення. Після повного відвантаження всіх рядків замовлення закривається автоматично (у причині закриття — «[автозакриття]»). Якщо таку реалізацію розпровести, автоматично закрите замовлення знову відкривається; закрите вручну — ні.

«розпровести» прибирає замовлення з попиту.

Закриття замовлення

Закриття — лише позначка «це замовлення завершене». Жодні бухгалтерські рухи не відбуваються, а залежні документи (рахунок, реалізація з посиланням на це замовлення) лишаються незмінними.

Вручну закривають, коли покупець відмовився від частини, замовлення стало неактуальним (наприклад, минув сезон) або його створено помилково.

Якщо закрили помилково або покупець повернувся і хоче ще, натисніть «відкрити замовлення»: замовлення знову стає відкритим, а дата закриття, імʼя того, хто закрив, і причина скидаються.

Закриття — внутрішній процес обліку: покупець автоматично нічого не дізнається. Якщо його треба повідомити, напишіть йому самі.

Повідомлення «Замовлення вже закрите» чи «Замовлення вже відкрите» означає, що стан уже змінили раніше (автоматично або вручну): перезавантажте сторінку і перевірте позначку закриття.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Немає жодного заповненого рядка — «Додайте хоча б один товар або послугу.»
• Не обрано організацію або покупця — «зберегти» і «провести» неактивні.
• Документ проведено — поля закриті для змін; спершу натисніть «розпровести».
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця»; сервіс відмовить із повідомленням про дату заборони.
• Немає права створювати замовлення в жодній організації — замість форми зʼявиться попередження, що у вас немає прав створювати замовлення покупця. Права надає адміністратор акаунта.

Залишок товару і ліміт боргу за договором при збереженні й проведенні замовлення не перевіряються.

Типові ситуації

Замовлення проведене, а в залишках товар не зарезервований. Так задумано: замовлення лише фіксує попит. Щоб закріпити товар за покупцем, створіть і проведіть рахунок — «створити рахунок».

Закрив замовлення, а кількість досі в «Попит». Закриття змінює лише стан замовлення; щоб кількість зникла з попиту, розпроведіть замовлення.

Замовлення не закрилось після реалізації. Автоматично воно закривається, лише коли кожен рядок відвантажено повністю. Перевірте колонку «Відвантажено»: можливо, частину товару ще не відвантажили або реалізацію створили не на підставі цього замовлення. Закрийте його вручну.

Чому «створити документ реалізації» неактивна? Замовлення ще не збережено.

Документи, перенесені з 1С

Рахунки й замовлення з 1С приходять закритими і не проведеними — це задумано: для давно завершених угод проведення лише показало б зайвий попит. У списку такі документи мають сіру відмітку з рискою, а не червону; підказка на відмітці пояснює причину. У самому документі замість «не проведено» написано «з 1С · не проводиться».

Якщо замовлення ще актуальне, відкрийте його, натисніть у «Повʼязаних діях» «відкрити замовлення», а потім «провести» — відмітка стане зеленою.

Скопіювати документ

«скопіювати» у рядку списку або в «Повʼязаних діях» відкриває нове, ще не збережене замовлення з тими самими організацією, покупцем, договором, складом, умовою «днів з оплати» і всіма рядками. Номер буде свій, дата — сьогоднішня; дата поставки і привʼязки зразка не переносяться. Перевірте дані і натисніть «зберегти» або «провести».