Наказ про відпустку

Для чого ця сторінка

Наказ про відпустку фіксує вид відпустки, її період і кількість днів. Проведений наказ щорічної відпустки зменшує залишок днів працівника. На підставі наказу створюють нарахування відпускних — це окремий документ.

Список документів

Звичайний шлях — меню «Кадри» → «Кадрові накази», відбір «Відпустка». Новий наказ — «+ Новий ▾» → «Наказ відпустки». З картки працівника — «Повʼязані дії» → «наказ: відпустка»: працівник і організація підставляться самі.

Окремий перелік «Накази відпустки» відкривається за адресою цієї сторінки: кнопка «+ Новий наказ», відбір «Усі організації» (спочатку — організація за замовчуванням із шапки) і колонки: позначка «I» (з 1С), «№», «Дата», «Організація», «Працівник», «Тип» («Основна», «Додаткова», «Без ЗП»), «З», «По», «Днів», «Оплата» (✓ — оплачувана), іконки вкладення і проведення та, якщо увімкнено контроль підписання, «Підпис». Праворуч у рядку — «×» (видалити непроведений наказ разом із непроведеним нарахуванням). Подвійний клік відкриває наказ.

Документ: що де

Заголовок — «Новий наказ (відпустка)» або «Наказ (відпустка) №» з номером. Чотири пронумеровані блоки, праворуч — колонка з прогресом і діями, внизу — плашка. Проведений наказ позначено «✓ Наказ проведено.»

1. Основні дані

• «Організація» (обовʼязково) — спочатку організація за замовчуванням; після першого збереження не змінюється.
• «Дата документа» — дата наказу. Поля номера немає: номер присвоюється при збереженні.

2. Працівник і відпустка

Поле	Що означає
«Працівник» (обовʼязково)	Чинні працівники організації
«Вид відпустки» (обовʼязково)	«Щорічна основна», «Щорічна додаткова», «Без збереження зарплати». Для останньої під полем — «Без збереження зарплати — розрахунок не робиться.»
«Дата початку», «Дата закінчення» (обовʼязково)	Період. За датою початку визначаються розрахунковий період і ставки податків
«Днів»	Рахується саме. Зі щорічної відпустки святкові й неробочі дні календаря організації не рахуються — наведіть мишу на поле, щоб побачити, скільки їх виключено. У режимі календаря «воєнний стан» свят немає, тож це календарні дні. Для відпустки без збереження — календарні дні
«Підстава»	Наприклад, «заява працівника…»; друкується в наказі

Для щорічної відпустки під полями — рядок «Залишок днів цього виду відпустки:». Якщо в наказі днів більше, ніж залишок, зʼявляється попередження «Запитується N дн. — більше за залишок. Дозволено (авансова відпустка), але перевірте.» Зберегти і провести такий наказ можна.

3. Розрахунок відпускних

Блок для попереднього розрахунку і створення нарахування, поки наказ не проведено:

• «Середньоденна» — порожнє поле означає «авто з заробітку»; своє число замінює розраховане. Значок ⚠ біля назви — середня врахувала дані, перенесені з 1С.
• «розрахувати» у заголовку блоку — активна для збереженого непроведеного наказу без незбережених змін і не для відпустки без збереження. Інакше під полем — «Кнопка «розрахувати» стане активною після збереження або проведення наказа.» або «Ви змінили дані наказа. Натисніть «зберегти»…».
• Таблиця: «Працівник», «Період розрахунку», «Заробіток 12 міс», «Середня», «Днів», «Брутто», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ», «До виплати».
• «зберегти нарахування» — створює чернетку нарахування відпускних (або оновлює вже створену) і відкриває її. Проводять нарахування вже там.
• Під таблицею — пояснення, з чого взято середню; для відпустки на два місяці — таблиця «По місяцях (перехідна відпустка — для звітності)» з колонками «Місяць», «Днів», «Брутто», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ».

Якщо нарахування за наказом уже є, блок показує його суми.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли наказу (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка, рядок статусу і плашка

«Заповнення документа» рахує обовʼязкові поля: організацію, працівника, вид і дати. У «Повʼязаних діях» — «створити нарахування» (чернетка нарахування відпускних з цього наказу і перехід у неї), а коли нарахування вже є — «відкрити нарахування». Дія неактивна, доки наказ не збережено («Спершу збережіть або проведіть наказ»), і для відпустки без збереження зарплати. Вона працює і для проведеного наказу. Далі — «Звʼязані документи» і «Історія документа» (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

У рядку назви — «проведено» / «не проведено» і «дт-кт». Плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» / «розпровести», «видалити» (система перепитає «Видалити наказ РАЗОМ зі зв'язаним нарахуванням відпускних?») і «друк».

• На новому наказі «зберегти» і «провести» неактивні, доки не обрано організацію і працівника і поки в періоді немає жодного дня. «провести» на новому наказі зберігає і проводить одразу.
• У вже збереженому наказі «провести» не зберігає нові правки: після змін спершу натисніть «зберегти».
• Працівника і вид відпустки обирайте до першого збереження: пізніші зміни цих двох полів не зберігаються. Щоб змінити їх, видаліть чернетку і створіть новий наказ.

Як оформити

1. «Кадрові накази» → «+ Новий ▾» → «Наказ відпустки» (або з картки працівника).
2. Оберіть працівника і вид відпустки, вкажіть дати і підставу. Перевірте «Днів» і залишок.
3. «зберегти».
4. У блоці «Розрахунок відпускних» — «розрахувати»; за потреби впишіть свою середньоденну і розрахуйте ще раз.
5. «зберегти нарахування» — відкриється чернетка нарахування відпускних; проведіть її там.
6. Поверніться до наказу і натисніть «провести» — дні спишуться із залишку.
7. За потреби — «друк».

Відпустку без збереження зарплати оформлюють так само, але без кроків 4–5.

Як рахуються дні і середня

Дні. Для щорічної основної й додаткової відпустки святкові й неробочі дні календаря організації в тривалість не входять і не оплачуються; для відпустки без збереження зарплати — усі календарні дні.

Середня — заробіток за 12 місяців перед місяцем початку відпустки, поділений на дні періоду. Якщо працівник працює менше року, період починається з першого числа місяця після прийняття (якщо його прийнято в перший робочий день місяця — з цього місяця). У заробіток входять зарплата, відпускні й лікарняні за період. З днів вираховуються святкові й неробочі дні календаря організації та дні без збереження зарплати. Немає зарплати в періоді — середня з окладу. Докладно — у статті «Нарахування відпускних».

Що змінюється в обліку

Бухгалтерських проводок наказ не робить. Він — підстава. Проводки робить нарахування відпускних, коли його провести: Дт рахунок витрат (типово 92) — Кт 661 на суму відпускних, Дт 661 — Кт 6411 на ПДФО, Дт 661 — Кт 642 на ВЗ і Дт рахунок витрат — Кт 651 на ЄСВ.

Після проведення наказу:

• щорічна основна чи додаткова відпустка зменшує залишок днів цього виду на кількість днів наказу. Залишок видно в картці працівника, вкладка «Відпустка»;
• дні відпустки потрапляють у табель;
• дні відпустки без збереження зарплати виключаються з розрахункового періоду, коли система рахує середню для наступних відпускних, лікарняних і компенсації.

Посаду й оклад наказ не змінює. «розпровести» повертає дні в залишок.

Друк

Кнопка «друк» відкриває наказ про надання відпустки: назва організації і ЄДРПОУ, номер і дата наказу, ПІБ і табельний номер, посада і підрозділ працівника, вид відпустки, кількість днів, період, підстава і місця для підписів керівника та працівника. Кнопки сторінки друку — у статті «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «зберегти» неактивна — не обрано організацію чи працівника, або дата закінчення раніше за дату початку.
• «У цьому періоді немає днів відпустки: усі дні святкові або неробочі…» — для щорічної відпустки весь період припав на свята.
• Наказ проведено — для змін спершу «розпровести».

Залишок днів і стан працівника під час проведення наказу не перевіряються.

Наказ не розпроводиться і не видаляється, якщо його нарахування відпускних проведене: спершу розпроведіть нарахування.

Відпускні не розраховуються або не зберігаються, якщо:

• це відпустка без збереження зарплати;
• працівник не штатний (договір ЦПХ або без договору);
• у періоді відпустки немає оплачуваних днів;
• нарахування за цим наказом уже проведене: оновити його з наказу не можна.

Звʼязані документи

Нарахування відпускних має на екрані назву «Нарахування (відпускні)». Його створюють з блоку розрахунку, з «Повʼязаних дій» або в «Нарахування виплат» — «+ Створити ▾» → «Нарахування відпускних». Видалення чернетки наказу прибирає і непроведене нарахування. Видалення нарахування наказ не зачіпає.