Нарахування лікарняного

Для чого ця сторінка

Документ реєструє листок непрацездатності і нараховує за ним допомогу. Він рахує середньоденну зарплату і відсоток за страховим стажем, ділить суму між роботодавцем і Фондом, рахує ПДФО, військовий збір і ЄСВ. Проведений документ записує проводки, борг перед працівником, бюджетом і борг Фонду перед організацією.

Список документів

Звичайний шлях — меню «Кадри» → «Нарахування виплат»: там лікарняні разом з іншими нарахуваннями (відбір «усі види» → «Лікарняний»), новий документ — «+ Створити ▾» → «Нарахування лікарняного». Подвійний клік по рядку виду «Лікарняний» відкриває документ.

Окремий перелік «Лікарняні» відкривається за адресою цієї сторінки. У ньому:

• кнопка «+ Новий лікарняний» і відбір «Усі організації» (спочатку — організація за замовчуванням із шапки);
• колонки: позначка «I» (з 1С), «№», «Дата», «Організація», «Працівник», «Тип», «З», «По», «Днів», «Довідка» (номер листка), «Стаж», іконка проведення і, якщо в організації увімкнено контроль підписання, «Підпис»;
• праворуч у рядку — «×» (видалити, система перепитає).

Іконка проведення в цьому переліку показує стан самого листка, а не нарахування за ним, тому проведені лікарняні тут виглядають непроведеними. Перевіряйте стан у переліку «Нарахування виплат» або в самому документі.

Документ: що де

Заголовок — «Нове нарахування (лікарняний)» або «Нарахування (лікарняний) №» з номером. Чотири пронумеровані блоки, праворуч — колонка з прогресом і діями, внизу — плашка.

1. Основні дані

• «Організація» (обовʼязково) — після збереження не змінюється.
• «Дата документа».
• «Напрям» — напрям для управлінського обліку; потрапляє в проводки під час розрахунку і проведення.

2. Працівник і лист непрацездатності

• «Працівник» (обовʼязково) — чинні працівники організації.
• «Причина (тип)» (обовʼязково) — «Загальне захворювання» або «Вагітність і пологи».
• «Діагноз» — код, необовʼязково.
• «№ листа» (обовʼязково) і «Дата листа».

3. Період і розрахунок

• «Дата початку», «Дата закінчення» (обовʼязково); «Днів» рахується само — календарні дні періоду.
• «Стаж (років)» — підставляється з дати прийому в цій організації (без попередніх місць роботи), можна виправити. Для вагітності й пологів поле неактивне: там завжди 100 %.
• «Середньоденна» — порожнє поле означає «авто з заробітку». Після першого розрахунку в поле ставиться розрахована сума; впишіть свою, щоб її замінити.
• Галочка «страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців» — ставте, якщо так зазначено в листку. При стажі менше пів року в полі «Стаж (років)» вона вмикається сама й блокується (поруч — «(загальний стаж менше пів року)»). Якщо працівник працює в організації менше шести місяців, а галочки немає, зʼявиться нагадування звірити це з листком.

Кнопка «розрахувати» в заголовку блоку активна лише для збереженого листка без незбережених змін (інакше підказка «Спершу збережіть лікарняний…» або «Ви змінили дані…»). Розрахунок одразу зберігається як чернетка нарахування: повернувшись до документа, ви побачите ту саму таблицю.

Результат розрахунку має дві вкладки: «Розрахунок» і «Рахунки обліку».

На вкладці «Розрахунок» — рядок «Працівник:», «Період:» (розрахунковий період), «Середня:» і «% за стажем:», під ним пояснення, з чого взято середню і які межі застосовано, і таблиця:

Колонка	Що означає
«Джерело»	«Роботодавець» (якщо є його дні), «Фонд (ПФУ)» (у перенесених нещасних випадках — «Фонд НВ») і підсумок «Разом»
«Днів»	дні цього джерела
«Брутто»	нараховано
«ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ»	утримання і внесок
«До виплати»	сума працівникові

Біля сум податків у рядку «Разом» — знак «?» з поясненням; для ЄСВ це реальна ставка працівника: 22 % або 8,41 % для працівника з інвалідністю.

Нижче — сума «ЄСВ до сплати з частини Фонду» (для окремої платіжки в пакет документів у Фонд), попередження «⚠ Середня врахувала імпортовані з 1С нарахування — перевірте суму», якщо в періоді є дані з 1С, і для лікарняного на два місяці — таблиця «По місяцях (перехідний лікарняний — для звітності)» з колонками «Місяць», «Днів», «Роботодавець», «ПФУ/Фонд», «Брутто», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ».

На вкладці «Рахунки обліку» — рахунки проводок для працівника; рахунок витрат (типово 949) можна змінити в полі «Витрати (Дт)». Правила зі сторінки «Рахунки обліку нарахувань» мають перевагу. Новий рахунок і напрям застосовуються під час наступного «розрахувати» чи «провести».

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» і скан листка (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка, рядок статусу і плашка

«Заповнення документа» рахує обовʼязкові поля: організацію, працівника, причину, № листа, дати початку й закінчення. У «Повʼязаних діях»:

• «створити виплату (роботодавець)» і «створити виплату (Фонд)» — новий документ «Виплата нарахувань» на відповідну частину за місяць початку лікарняного;
• «створити надходження від Фонду» — новий документ «Надходження від Фонду» за цей місяць.

Усі три неактивні, доки лікарняний не розраховано кнопкою «розрахувати» («Спершу розрахуйте лікарняний»), і для частини, на яку немає днів; проводити лікарняний перед цим не обовʼязково. Далі — «Звʼязані документи» і «Історія документа» (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

У рядку назви — «проведено» / «не проведено» і «дт-кт»; на проведеному документі над блоками — «✓ Лікарняний проведено.»

Плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» / «розпровести», «видалити» («Видалити лікарняний?»). На новому документі «провести» немає — спершу «зберегти». Друкованої форми немає.

Як оформити

1. «Кадри» → «Нарахування виплат» → «+ Створити ▾» → «Нарахування лікарняного».
2. Заповніть організацію, працівника, причину, № і дату листка, дати початку й закінчення.
3. Перевірте «Стаж (років)» і галочку про стаж за останні 12 місяців.
4. «зберегти» — документ отримає номер.
5. «розрахувати» — перевірте середню, відсоток і суми.
6. Щоб замінити середню, впишіть її в «Середньоденна» і знову «розрахувати».
7. «провести».
8. Далі — «створити виплату (роботодавець)», після перерахування Фондом — «створити надходження від Фонду» і «створити виплату (Фонд)».

Змінити збережений листок. Виправте поля, натисніть «зберегти» (попередній розрахунок скидається), потім «розрахувати». «провести» бере останні збережені дані листка: якщо ви щось змінили й не зберегли, ці зміни не врахуються.

Виправити проведений. «розпровести» → змінити → «зберегти» → «розрахувати» → «провести».

Як рахується сума

Середньоденна для лікарняних рахується інакше, ніж для відпускних.

Розрахунковий період

• 12 календарних місяців перед місяцем початку непрацездатності.
• Якщо працівник працює менше року — повні календарні місяці роботи. Місяць прийняття не з першого числа в період не входить.
• Якщо працівник відпрацював менше календарного місяця — фактичні дні від прийняття до дня перед початком непрацездатності; зарплата поточного місяця рахується з окладу за відпрацьовані робочі дні.
• Для вагітності й пологів період — 12 календарних місяців перед місяцем події (у всіх організаціях однаково).

Заробіток — зарплата з проведених основних нарахувань і відпускні за період. Не входять: лікарняні, авансова відомість, одноразова матеріальна допомога, оплата за договорами ЦПХ. Заробіток кожного місяця береться не більше найбільшої бази ЄСВ цього місяця.

Дні — календарні дні періоду мінус дні, не відпрацьовані з поважних причин: хвороба, вагітність і пологи, відпустка без збереження зарплати, тривала відсутність за наказом. Святкові дні не віднімаються. Місяць, у якому з поважних причин не відпрацьовано жодного робочого дня, не враховується зовсім — разом із виплатами цього місяця.

Якщо заробітку немає або непрацездатність почалася в перший день роботи, середня — оклад на цей день, поділений на 30,44. Якщо окладу немає — мінімальна зарплата.

Межі (діють і на середню, введену вручну):

• не більше найбільшої бази ЄСВ останнього місяця періоду, поділеної на 30,44;
• з галочкою про стаж менше шести місяців — для хвороби не більше мінімальної зарплати, поділеної на 30,44 (нижчу середню система не підвищує);
• для вагітності й пологів — не менше мінімальної зарплати / 30,44, а з галочкою про стаж — не більше двох мінімальних зарплат / 30,44.

Відсоток за стажем: до 3 років — 50 %, від 3 до 5 — 60 %, від 5 до 8 — 70 %, від 8 років — 100 %. Вагітність і пологи — завжди 100 %. Денна виплата = середньоденна × відсоток.

Хто платить. Загальне захворювання: перші 5 днів — роботодавець, решта — Фонд. Вагітність і пологи: усі дні — Фонд.

Податки. ПДФО і військовий збір — за ставками на дату початку лікарняного; з допомоги по вагітності і пологах вони не утримуються. ЄСВ нараховується на всю суму з урахуванням місячного обмеження бази; для працівника з інвалідністю — пільгова ставка. Для організації з позначкою «Резидент Дія.Сіті» діє окрема ставка ПДФО, а ЄСВ на лікарняні не нараховується.

Лікарняний на два місяці

Якщо лікарняний перетинає межу місяця (наприклад, хвороба з 29 травня по 10 червня), система сама розбиває його по місяцях: в обʼєднаному звіті суми показуються помісячно, тож вони мають потрапити у свій місяць. Скільки днів і яка сума припали на кожен місяць, видно в таблиці «По місяцях».

5 днів за рахунок роботодавця — це наскрізні перші 5 днів від початку хвороби. Якщо вони припали на різні місяці, система так їх і розподілить: наприклад, 3 дні роботодавця в травні, 2 у червні, решта — Фонд у червні. Середньоденна при цьому одна, на дату початку лікарняного; змінюється лише розподіл днів.

Виплата і гроші Фонду

Лікарняний оплачується з двох джерел, тому виплат дві: частина роботодавця — з поточного рахунку, частина Фонду — зі спецрахунку ПФУ. Для частини Фонду спецрахунок має бути заведений в організації; у виплаті оберіть його в полі «Банківський рахунок списання»: гроші підуть з рахунку 313, куди їх поклав Фонд.

Коли ПФУ перераховує гроші на спецрахунок, створіть документ «Надходження від Фонду» за період. У полі «На основі нарахування (лікарняні з боргом Фонду)» видно, скільки Фонд ще винен за кожним лікарняним; обраний лікарняний додається рядком із цією сумою. Проведений документ робить проводку Дт 313 — Кт 378 і закриває борг Фонду.

Що змінюється в обліку

Проводка	Сума
Дт 949 — Кт 663	частина роботодавця
Дт 378 — Кт 663	частина Фонду
Дт 949 — Кт 651	ЄСВ
Дт 663 — Кт 6411	ПДФО
Дт 663 — Кт 642	військовий збір

Рахунок 949 — за замовчуванням, змінюється на вкладці «Рахунки обліку». Рахунки витрат, розрахунків з працівником, ПДФО, військового збору і ЄСВ може замінити правило зі сторінки «Рахунки обліку нарахувань». Якщо лікарняний переходить на наступний місяць, проводки формуються за кожен місяць окремо, датою його останнього дня.

Що ще змінюється:

• борг перед працівником (663) — на суму до виплати, у місяці початку лікарняного; його гасить «Виплата нарахувань»;
• борг перед бюджетом — ПДФО, військовий збір і ЄСВ;
• борг Фонду перед організацією — на частину Фонду; його закриває «Надходження від Фонду».

«розпровести» прибирає проводки і ці борги. Щоб провести знову, зробіть «розрахувати» або одразу «провести» — розрахунок буде зроблено заново з поточних даних.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «зберегти» неактивна — не обрано організацію чи працівника, немає «№ листа» або дата закінчення раніше за дату початку.
• «розрахувати» неактивна — документ не збережено або є незбережені зміни.
• Вагітність і пологи довше 180 днів — такий листок не зберігається.
• Працівник не штатний — за договором ЦПХ або без договору лікарняні не розраховуються.
• Документ уже проведено — для повторного проведення спершу «розпровести».
• Місяць лікарняного під забороною змін — проводки з датою до дати заборони не записуються.
• Рахунку з поля «Витрати (Дт)» немає у плані рахунків.
• Проведений документ не редагується і не видаляється — спершу «розпровести».