Компенсація невикористаної відпустки

Для чого ця сторінка

Документ нараховує компенсацію за невикористані дні відпустки працівникові, якого звільняють. Він бере залишок днів щорічної основної та додаткової відпустки, множить на середньоденну зарплату і рахує ПДФО, військовий збір та ЄСВ. Створюється лише на підставі наказу про звільнення.

Список документів

Звичайний шлях — меню «Кадри» → «Нарахування виплат»: там компенсації разом з іншими нарахуваннями (відбір «усі види» → «Компенсація»). Подвійний клік по рядку відкриває документ. Новий документ — «+ Створити ▾» → «Компенсація невикор. відпустки».

Окремий перелік «Компенсації відпустки при звільненні» відкривається за адресою цієї сторінки:

• кнопка «+ Нове нарахування» і обовʼязковий вибір організації («— оберіть організацію —»; спочатку — організація за замовчуванням із шапки). Без організації таблиця не показується;
• колонки: «№», «Працівник», «Дата звільнення», «Наказ» (посилання «Відкрити →» на наказ про звільнення), «Днів», «Середня», «Нараховано», «До виплати», іконка проведення, «Дія» і, якщо увімкнено контроль підписання, «Підпис»;
• у колонці «Дія» — «провести» або «розпровести»: документ проводиться просто зі списку.

Видаляти зі списку не можна — лише з документа.

Як створюється компенсація

Три шляхи:

• Сама. Проведення наказу про звільнення створює чернетку компенсації, якщо в працівника є залишок днів відпустки. Для звільнень, перенесених з 1С, чернетка не створюється.
• З наказу про звільнення — блок «Компенсація невикористаної відпустки»: «розрахувати компенсацію», за потреби поля «Днів до компенсації» і «Середньоденна», потім «зберегти нарахування компенсації» (див. «Наказ про звільнення»).
• Зі сторінки «Нове нарахування (компенсація відпустки)» — поля «Організація» і «Наказ про звільнення» (у списку — накази організації, для яких компенсації ще немає, у вигляді: номер — ПІБ (дата звільнення)). «Розрахувати» показує таблицю «Працівник», «Днів», «Середня», «Брутто», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ», «До виплати»; «Зберегти нарахування» створює чернетку і відкриває її. Кнопка «← До списку» повертає в «Нарахування виплат».

Якщо в працівника немає залишку днів, система скаже «Немає залишку днів відпустки — компенсувати нічого» і документ не створить.

Документ: що де

Заголовок — «Нарахування (компенсація відпустки) №» з номером. Документ завжди вже збережений, тому кнопки «зберегти» немає: напрям, рахунок витрат і коментар записуються одразу, а дні й середня — по кнопці «розрахувати». Проведений документ позначено «✓ Компенсацію проведено. Для редагування — спершу «розпровести».»

1. Основні дані

• «Працівник», «Дата звільнення», «Розрахунковий період» — лише для перегляду. Дата звільнення береться з наказу; якщо її змінили в наказі, вона оновиться в непроведеній компенсації при наступному «розрахувати».
• «Напрям» — напрям для управлінського обліку; зберігається одразу.

2. Розрахунок

Поля (на проведеному документі закриті):

• «Днів до компенсації» — спочатку залишок днів щорічної відпустки на момент створення;
• «Середньоденна» — розрахована середня, можна вписати свою;
• «з них набуто до 31.12.2023» — скільки днів залишку набуто до 2024 року;
• «Середньоденна за 2023 рік» — середня з нарахувань 2023 року; поле активне, коли попереднє більше нуля.

Після зміни натисніть «розрахувати» у заголовку блоку — суми й податки перерахуються. Без «розрахувати» змінені числа не застосовуються. Під полями — пояснення, з чого взято середню.

Дві вкладки: «Розрахунок» (таблиця «Працівник», «Днів», «Середня», «Брутто», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ», «До виплати», біля податків — підказка зі ставкою) і «Рахунки обліку» («Витрати (Дт)», «Розрахунки (Кт)», «ПДФО», «ВЗ», «ЄСВ»; рахунок витрат, типово 92, змінюється в полі «Витрати (Дт)»; позначка «інд» — рахунок із правила зі сторінки «Рахунки обліку нарахувань»).

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» зберігається, коли ви виходите з поля; поруч — файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка, рядок статусу і плашка

У «Повʼязаних діях» — «створити виплату»: новий документ «Виплата нарахувань» на компенсацію за місяць звільнення; доступна зі збереженого документа, проводити його перед цим не обовʼязково (у підборі непроведене нарахування позначене «не проведено»). Нижче — «Звʼязані документи» (наказ про звільнення) і «Історія документа» (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

У рядку назви — «проведено» / «не проведено» і «дт-кт». Плашка: «назад», «до списку», «провести» / «розпровести», «видалити» — система перепитає «Видалити нарахування компенсації? (наказ про звільнення лишиться)». Друкованої форми немає.

Як оформити

1. Проведіть наказ про звільнення — чернетка компенсації зʼявиться в «Нарахування виплат» сама. Або створіть її вручну одним зі шляхів вище.
2. Відкрийте компенсацію, перевірте дні й середню. Якщо є дні, набуті до 2024 року, перевірте «Середньоденна за 2023 рік».
3. Змінили числа — «розрахувати».
4. «провести».
5. «створити виплату» — виплата разом з остаточним розрахунком.

Звідки беруться дні: залишок відпустки

Система веде по кожному працівнику залишок зароблених, але не використаних днів відпустки: дні накопичуються щомісяця, списуються наказами про відпустку і компенсуються при звільненні.

• Норма задається в картці працівника, вкладка «Відпустка». Основна — за замовчуванням 24 дні на рік; для працівника з інвалідністю I чи II групи — 30, III групи — 26, для неповнолітнього — 31: таку норму бухгалтер ставить вручну. Додаткова — за замовчуванням 0, її ставлять, якщо працівник має право на додаткову відпустку.
• Накопичення. Щомісяця працівник заробляє норму / 12 днів (24 / 12 = 2 дні основної за повний місяць). Якщо його прийнято чи звільнено всередині місяця, нараховується частка за відпрацьовані дні. Це відбувається автоматично під час закриття місяця; повторне закриття того самого місяця нічого не подвоює.
• Стартовий залишок і дата в картці — для вже накопичених днів з 1С або паперового обліку: далі система додає зароблене з цієї дати.
• Перенесення з 1С. Стартовий залишок рахується сам для працівників, прийнятих не раніше 1 січня попереднього року: зароблено за стажем мінус дні з перенесених наказів про відпустку. Для прийнятих раніше залишок вводять вручну, а перевірка після перенесення показує, скільки таких працівників. Річної норми відпустки 1С не передає, тому основна ставиться 24, а додаткову вводить бухгалтер.
• Списання. Проведений наказ щорічної основної чи додаткової відпустки списує її дні; якщо наказ розпровести, дні повертаються. Якщо днів не вистачає (авансова відпустка), система попереджає, але дозволяє оформити.

Як рахується сума

• Дні — залишок днів щорічної основної та додаткової відпустки працівника на момент створення документа (у картці працівника, вкладка «Відпустка»).
• Середньоденна — так само, як для відпускних: 12 місяців перед місяцем звільнення (якщо працівник працює менше року — з першого числа місяця після прийняття); заробіток — зарплата з основних нарахувань, відпускні й лікарняні за період, без авансової відомості й одноразової допомоги; дні — календарні, без святкових і неробочих днів календаря організації та днів без збереження зарплати. Якщо зарплати в періоді не було — з окладу.
• Дні, набуті до 31.12.2023, компенсують за середньою з виплат 2023 року. Система визначає їх із залишку відпусток: нараховане до кінця 2023 року мінус усе використане.
• Компенсація = дні до 2024 року × середня за 2023 рік + решта днів × середньоденна.
• ПДФО і військовий збір — за ставками на дату звільнення. ЄСВ — понад суму, за рахунок роботодавця, з урахуванням місячного обмеження бази; для працівника з інвалідністю — пільгова ставка.

Якщо нарахувань за 2023 рік у системі немає, середню за 2023 рік треба вписати вручну — без неї документ із такими днями не проводиться.

Що змінюється в обліку

Проводка	Сума
Дт 92 — Кт 661	компенсація до утримань
Дт 661 — Кт 6411	ПДФО
Дт 661 — Кт 642	військовий збір
Дт 92 — Кт 651	ЄСВ

Проводки датуються днем звільнення. Рахунок 92 — за замовчуванням; правило на сторінці «Рахунки обліку нарахувань» має перевагу.

Що ще змінюється:

• борг перед працівником (661) — на суму до виплати, у місяці звільнення;
• борг перед бюджетом — ПДФО, військовий збір і ЄСВ;
• залишок днів відпустки — списується весь залишок основної та додаткової відпустки на день звільнення, навіть якщо в полі «Днів до компенсації» ви вказали менше;
• наказ про звільнення — у нього записується сума компенсації.

«розпровести» прибирає проводки й борги, повертає дні відпустки і скидає суму компенсації в наказі.

Чому документ може не створюватись чи не проводитись

• Немає залишку днів відпустки — компенсувати нічого, документ не створюється.
• Наказу немає в списку нового нарахування — компенсація за ним уже є.
• Є дні, набуті до 31.12.2023, а середньої за 2023 рік немає — впишіть її в «Середньоденна за 2023 рік» або поставте нуль у «з них набуто до 31.12.2023», потім «розрахувати».
• «Днів, набутих до 31.12.2023, не може бути більше за всі дні компенсації» — виправте числа.
• Місяць звільнення під забороною змін — проводки з датою до дати заборони не записуються.
• Рахунку з поля «Витрати (Дт)» немає у плані рахунків.
• Проведений документ не редагується і не видаляється — спершу «розпровести».

Звʼязані документи

• Наказ про звільнення — підстава. Видалення чернетки наказу видаляє і непроведену компенсацію. Поки компенсація проведена, наказ не видалити. Видалення компенсації наказ не зачіпає.
• Виплата — «створити виплату» у «Повʼязаних діях».