Депонування зарплати

Для чого ця сторінка

Якщо працівник не отримав готівку у встановлений строк, невидану суму депонують: борг за зарплатою закривається, а натомість відкривається борг перед депонентом — гроші чекають, поки працівник прийде за ними. Сторінка «Депонування зарплати» — меню «Кадри», розділ «Зарплата».

Зазвичай депонування створюється автоматично з відомості «Виплата нарахувань» дією «закрити відомість (депонувати невидане)». Його можна створити і вручну.

Список документів

Заголовок «Депонування зарплати» з кількістю документів і кнопка «+ Нове депонування».

Відбори: «Усі організації» (поки не змінювали — організація за замовчуванням із шапки) і місяць та рік без підписів — відбір за місяцем нарахування; порожні — діє період за замовчуванням із шапки.

Колонки: іконка проведення (зелена галочка; червона — не проведено), «№», «Організація», «Дата», «Період» (місяць нарахування), «Сума». Праворуч у рядку — «×»: видаляє непроведений документ (система перепитає); у проведеного він неактивний («Проведений документ не видаляється — спершу розпровести»). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування й колонки — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Заголовок — «Нове депонування зарплати» або «Депонування зарплати» з номером. Три пронумеровані блоки, праворуч — колонка з прогресом і повʼязаними діями, внизу — плашка дій (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• *«Організація » — лише на новому документі.
• «№» — «(авто)»: порожнє поле заповниться номером при збереженні.
• *«Дата » — дата депонування.
• «Місяць нарахування» і «Рік» — за який місяць була невидана зарплата. Від них залежить, у якому місяці закриється борг перед працівником. Якщо не заповнено, береться місяць відомості виплати, з якої створено документ, а без неї — місяць дати документа.
• Якщо документ створено з відомості виплати, нижче є рядок «На підставі відомості виплати:» з посиланням «відкрити».

2. Депоненти

Кнопка «+ додати рядок» (на непроведеному документі). Ліворуч — вкладка «Депоненти (N)», праворуч — «Рахунки обліку».

«Депоненти» — колонки «#», «Працівник» (пошук; у списку є і звільнені працівники, з позначкою «звільнений»), «Сума», «×». Внизу — «Усього:». Рядки без працівника або з нульовою сумою при збереженні відкидаються.

«Рахунки обліку» — «#», «Працівник», «Рахунок розрахунків (Дт)» і «Кт» (завжди 662). Поле рахунку розрахунків порожнє — береться 661 (підказка «авто: 661»); для лікарняних впишіть 663. Рядки, створені з відомості виплати, отримують рахунок за видом виплати: лікарняні — 663, договори цивільно-правового характеру — 6851, зарплата і відпускні — 661.

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» (для створеного з відомості — «Закриття відомості № …») і файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка і плашка дій

• «Заповнення документа» — організація і дата, хоча б один депонент.
• «Повʼязані дії» — «виплатити депонент (РКО)»: відкриває новий видатковий касовий ордер з видом операції «Виплата депонованої ЗП», працівником, сумою і підставою «Виплата депонованої заробітної плати за …». Якщо депонентів кілька, спершу відкривається вікно «Кому виплатити депонент»: колонки «Працівник» і «Сума», у кожному рядку кнопка «створити РКО»; «закрити» закриває вікно. Дія неактивна на новому документі («Спершу збережіть документ») або якщо в ньому немає депонентів; проводити депонування перед цим не обовʼязково.
• «Звʼязані документи», «Історія документа» — як в усіх документах.

Рядок статусу — «проведено» / «не проведено» і «дт-кт». Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти» (неактивна, поки не обрано організацію), «провести» / «розпровести», «видалити». Друкованої форми в документа немає. На новому документі «видалити» неактивне («Спершу збережіть документ»), а «провести» зберігає і проводить одразу. «провести» неактивне, поки немає жодного рядка. Проведений документ закритий для змін — спершу розпроведіть.

Як оформити

З відомості виплати (основний шлях)

1. Відкрийте проведену відомість «Виплата нарахувань», з якої вже створено РКО, але ще не проведено.
2. «Повʼязані дії» → «закрити відомість (депонувати невидане)», позначте працівників, що не отримали гроші, → «депонувати (N)».
3. Відкриється чернетка депонування: рядки з цих працівників уже знято з РКО відомості. Перевірте дату і натисніть «провести».

Вручну

1. «+ Нове депонування», оберіть організацію, дату, місяць і рік нарахування.
2. «+ додати рядок» для кожного працівника, вкажіть суми.
3. Для лікарняних — у вкладці «Рахунки обліку» впишіть 663.
4. «провести».

Виплата депонованого. Коли працівник прийде: у проведеному депонуванні «Повʼязані дії» → «виплатити депонент (РКО)» → перевірте і проведіть РКО. Або створіть РКО вручну з видом операції «Виплата депонованої ЗП».

Що змінюється в обліку

Проводка	Сума	Що означає
Дт 661 (або рахунок рядка) — Кт 662	депонована сума	Борг за зарплатою закрито, відкрито борг перед депонентом
Дт 662 — Кт 301	при виплаті	Робить РКО «Виплата депонованої ЗП»

На обох сторонах проводки депонування — аналітика за працівником. Крім проводки, депонування зменшує борг перед працівником за місяцем нарахування (він зникає з «Борги за нарахуваннями») і записує борг перед депонентом на 662. Гроші при депонуванні не рухаються.

«розпровести» прибирає проводки і записи боргу.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Не обрано організацію — «зберегти» неактивна.
• «Документ не містить рядків» — додайте хоча б одного депонента з сумою більше нуля.
• Невідомий рахунок — у вкладці «Рахунки обліку» вписано рахунок, якого немає в плані рахунків: зʼявиться повідомлення про серверну помилку і текст «Не знайдено рахунок … у плані …». Виправте код рахунку.
• Не розпроводиться: «Депоновану зарплату вже виплачено (проведені РКО «виплата депонованої ЗП») — спершу розпровести їх» — розпроведіть РКО виплати депонента.
• Депонувати з відомості не вдається — якщо РКО з цим працівником уже проведено («РКО № … вже проведено — депонувати можна лише невидане»): гроші вже видано, депонувати нічого.
• Дата під забороною змін — заборону змін встановлюють на сторінці «Закриття місяця».

Сервіс не перевіряє, що депонована сума не більша за невиплачений залишок — звіряйте суми з відомістю.