Податкові накладні (вхідні)

Для чого ця сторінка

Тут ведуть податкові накладні (ПН) і розрахунки коригування (РК), отримані від постачальників. Саме зареєстрована в ЄРПН накладна дає право на податковий кредит. Набирати їх вручну не обовʼязково: накладні можна завантажити з ЄРПН, і сервіс сам привʼяже кожну до приходу або оплати. Проведена зареєстрована ПН переводить ПДВ з непідтвердженого кредиту в підтверджений і потрапляє в декларацію з ПДВ.

Розділ меню «ПДВ» → «ПН/РК (вхідні)» видно, якщо хоча б одна ваша організація — платник ПДВ.

Список документів

Заголовок «ПН/РК (вхідні)» показує кількість документів у вибірці. Праворуч дві кнопки:

• «завантажити з ЄРПН» — завантажити архів отриманих накладних із кабінету ДПС (див. нижче);
• «+ Нова вхідна ПН» — зареєструвати накладну вручну.

Обидві неактивні, якщо у вас немає права на податкові накладні в жодній організації.

Під заголовком — відбори: вид документа («Вид: усі», «ПН», «РК»), «Усі організації» (поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки) і дати «з — по» (порожні — діє період за замовчуванням із шапки).

Колонки таблиці:

Колонка	Що показує
позначка «I»	документ прийшов ззовні: з 1С або з ЄРПН
іконки	проведено (зелена галочка; червона — не проведено) і вкладення (скріпка)
«Вид»	«ПН» або «РК». Наведіть на «РК» — побачите, яку ПН він коригує. Позначка «на підпис» — РК, який постачальник склав на вас і який чекає вашого підпису в Кабінеті ДПС (див. «Типові ситуації»)
«№ НН», «Дата»	номер і дата накладної постачальника
«Організація», «Постачальник», «Сума»	отримувач, продавець, сума з ПДВ
«Підстава»	«✓ прихід» або «✓ оплата» — накладну привʼязано; посилання «привязати» — підстави немає; у РК — номер ПН, яку він коригує
«ЄРПН»	«✗ не зареєстр.» (права на кредит немає); «✓ ЄРПН» з датою — підтверджено випискою з ЄРПН; «✓ вручну» з датою — позначку реєстрації поставили вручну, варто звірити з ЄРПН

Праворуч у рядку — «×» (видалити непроведений документ, система перепитає; у проведеного хрестик неактивний). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування за номером, датою, організацією, сумою і проведенням, налаштування колонок — див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Вікно «Завантаження вхідних ПН з ЄРПН»

У кабінеті ДПС відкрийте розділ ЄРПН → отримані ПН/РК, оберіть період і зробіть експорт XML в ZIP. У вікні:

• «Організація» — для якої організації завантажуєте (лише ті, де є право);
• «Файл виписки (ZIP або XML)» — архів або окремий файл;
• «імпортувати» — завантажити.

Сервіс створює накладні з номером, датою, постачальником, сумами за ставками і рядками, з позначкою реєстрації в ЄРПН. Постачальника шукає за ІПН або ЄДРПОУ; якщо його немає в довіднику, створює картку контрагента з даних ЄРПН. Кожну накладну намагається привʼязати до приходу або оплати цього постачальника на ту саму суму в межах 30 днів до чи після дати ПН — лише коли такий документ один. Накладна, яка вже є (той самий постачальник, номер і дата), вдруге не створюється. Накладні, де продавець — ви, пропускаються.

Після імпорту у вікні звіт: «Створено» і скільки «привʼязано авто», скільки «вже були»; списки «Без підстави» (привʼяжіть кнопкою «привязати» у списку), «Постачальника не знайдено» (не вистачило даних, щоб створити контрагента), «Пропущено видані нами» і «Помилки».

Завантажені накладні не проводяться автоматично — перевірте і проведіть їх.

Те саме без архіву робить вкладка «ПН/РК (ЄРПН)» у Кабінеті ДПС, кнопка «синхронізувати з ЄРПН»: за ключем КЕП сервіс сам забирає отримані накладні за період (див. статтю «Кабінет ДПС — підписання і відправка звітності, квитанції, вхідні, подана звітність»).

Вікно «Привʼязати ПН №… (… грн)»

Відкривається посиланням «привязати» в колонці «Підстава». Два розділи: «Приходи постачальника» і «Оплати постачальнику» — документи цього постачальника (номер, дата, сума). Жирним виділено суму, що збігається з ПН. Клік по рядку привʼязує накладну. Привʼязати можна лише непроведену ПН: для проведеної сервіс відповість «Спочатку розпровести документ для редагування».

Документ: що де

Назва вгорі: «Нова вхідна ПН (від постачальника)», «Вхідна ПН №… від …» або «РК (вхідний) №…». Номер і дата — з накладної постачальника, а не з вашої нумерації. Документ складається з чотирьох блоків, праворуч — права колонка, внизу — плашка дій (загальна будова — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• «Дата ПН» (у РК — «Дата РК»), обовʼязкове — дата складання накладної постачальником.
• «Організація (отримувач)», обовʼязкове — у новому документі лише організації, де ви маєте право на податкові накладні; підставляється організація за замовчуванням. Після збереження не змінюється.
• «№ ПН постачальника» (у РК — «№ РК постачальника»), обовʼязкове.

2. Постачальник і підстава

• «Постачальник», обовʼязкове — пошук за назвою. Поруч із назвою поля видно ІПН і ЄДРПОУ обраного контрагента або «без ІПН».
• «Договір» — договори з цим постачальником. Якщо при першому збереженні договір не обрано, сервіс підставить основний договір постачальника, а якщо договорів немає — створить його. Без договору накладна не проводиться.
• «заповнити з приходу» — відкриває вікно «Оберіть проведений прихід»: проведені надходження організації від обраного постачальника (колонки «№», «Дата», «Сума»). Кнопка «обрати» або подвійний клік заповнює організацію, постачальника, договір, дату (дата приходу — виправте її на дату ПН, якщо вона інша) і рядки з приходу. Після цього на місці кнопки — «Підстава» з посиланням на прихід, а «Постачальник» і «Договір» заблоковані. «×» поруч знімає звʼязок і очищає рядки.
• Якщо накладна перенесена з 1С з іншою підставою, замість кнопки видно посилання на неї («платіжка», «видатковий касовий ордер», «авансовий звіт», «ВМД», «рахунок постачальника», «повернення постачальнику»); «×» знімає звʼязок.
• Галочка «зареєстрована постачальником в ЄРПН» (за замовчуванням увімкнена) і поле «Дата реєстрації». Якщо зняти галочку, зʼявляється попередження «без реєстрації в ЄРПН права на податковий кредит немає».
• У РК — рядок «РК до ПН: №… від …» з посиланням на кориговану накладну (якщо вона є у списку) і примітка, що суми — зі знаком коригування. Якщо номера коригованої ПН ще немає, написано, що він зʼявиться після наступної синхронізації з ЄРПН.

3. Рядки

Кнопки в заголовку блоку (на непроведеному документі):

• «+ рядок» — порожній рядок зі ставкою 20 %.
• «створити номенклатуру» — вікно «Нова номенклатура з рядків ПН»: для рядків без номенклатури пропонує створити картки (назва з колонки «Опис», код УКТ ЗЕД і ставка з рядка; однакові рядки обʼєднуються). Обовʼязкові «Найменування» і «Вид»; кнопка «створити і підставити» створює картки і проставляє їх у рядки.

Колонки: «#», «Номенклатура» (необовʼязково), «Опис» (назва товару як у накладній), «УКТЗЕД», «К-сть», «Ціна без ПДВ», «Ставка», «База» (кількість × ціна), «ПДВ» (база × ставка), «×» — прибрати рядок. Якщо кількість 0, у колонці «База» зʼявляється поле «сума» — так вводять підсумковий рядок лише сумою (так часто збережені накладні з 1С). Сервіс при збереженні сам перераховує базу і ПДВ.

Під таблицею підсумки: «Разом без ПДВ», «ПДВ (кредит)», «Усього з ПДВ». Рядки без номенклатури і без опису при збереженні відкидаються.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка, рядок статусу і плашка дій

• «Заповнення документа» — обовʼязкові поля: дата, організація, номер, постачальник і хоча б один рядок.
• «Звʼязані документи» — підстава, РК до цієї ПН тощо; кнопка «привʼязати» звʼязує документ вручну (див. «Звʼязані документи: звідки беруться звʼязки і як привʼязати документ вручну»).
• «Повʼязані дії» — «створити надходження»: надходження товарів і послуг з рядків цієї накладної (постачальник, договір, дата; товари — на вкладку «Товари», послуги — «Послуги»), коли накладна прийшла з ЄРПН раніше, ніж оформили прихід. Створене надходження стає підставою накладної; якщо підстава вже є — замість дії «відкрити документ-підставу». Поруч — «створити рахунок постачальника» і «створити замовлення постачальнику»: рахунок або замовлення з постачальником, договором, датою і рядками цієї накладної, звʼязані з нею у «Звʼязаних документах». У вхідному розрахунку коригування дій немає.
• «Історія документа».

У рядку назви — «проведено» / «не проведено» і «дт-кт» (проводки документа). Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити» (лише на збереженому непроведеному документі) і «друк» (після збереження). «провести» зберігає зміни і проводить; на новому документі — створює і проводить одразу. Проведений документ змінити не можна — спершу «розпровести».

«друк» відкриває копію накладної на бланку ПН (для РК — на бланку РК): постачальник (продавець), отримувач (ваша організація), рядки, підсумки за ставками. На сторінці бланка — «друкувати», «назад» і «зберегти в Excel» (див. «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем»).

Як оформити

Основний шлях — з ЄРПН

1. Отримайте накладні з ЄРПН: кнопкою «завантажити з ЄРПН» (архів з кабінету ДПС) або в Кабінеті ДПС на вкладці «ПН/РК (ЄРПН)» кнопкою «синхронізувати з ЄРПН».
2. У списку перевірте колонку «Підстава». Для «привязати» оберіть прихід чи оплату у вікні привʼязки.
3. Відкрийте накладну, перевірте суми і натисніть «провести».

Вручну з надходження

1. У проведеному надходженні в «Повʼязаних діях» натисніть «створити вхідну ПН» — відкриється нова ПН з постачальником, договором і рядками приходу (або у новій ПН натисніть «заповнити з приходу»).
2. Впишіть «№ ПН постачальника» і «Дата ПН» з накладної, перевірте «Дата реєстрації».
3. Звірте суми з накладною постачальника і натисніть «провести».

РК від постачальника при поверненні товару — у документі повернення постачальнику є дія «створити РК до вхідної ПН»: РК складається з рядків повернення до обраної проведеної ПН.

Що змінюється в обліку

Коли проводиться накладна з галочкою «зареєстрована постачальником в ЄРПН»:

Проводка	Сума	Що означає
Дт 6441 — Кт 6442	ПДВ рядка	податковий кредит переходить з непідтвердженого в підтверджений
Дт 6442 — Кт 6441	ПДВ рядка	у РК — рядок, що зменшує кредит

РК проводиться за знаком кожного рядка. У РК з ЄРПН (і в будь-якій РК з мінусовим рядком) рядок-сторно з мінусом зменшує кредит, новий рядок з плюсом — збільшує: РК «ціна 100 → 75» зменшує кредит на 25. РК, складений у сервісі з повернення постачальнику (усі рядки додатні), зменшує кредит на свою суму.

• При надходженні товару ПДВ лягає на 6442 — кредит непідтверджений, бо накладної ще немає. Проведена ПН переводить його на 6441.
• Реєстр податкового кредиту поповнюється (для РК — змінюється за знаком рядків) в місяці дати ПН. Звідси кредит потрапляє в декларацію з ПДВ.
• Якщо накладна привʼязана до приходу чи оплати, закривається запис «очікуваного» кредиту від цього документа.
• Накладна без галочки реєстрації лише закриває очікуваний кредит від підстави. Кредит не підтверджується, сума лишається на 6442 і в декларацію не йде. Коли накладну зареєструють — розпроведіть, поставте галочку і дату реєстрації, проведіть знову.
• Касовий метод ПДВ (у договорі з постачальником): проведена ПН визнає кредит лише на вже оплачену частку; решта — у момент оплати.
• Перенесені з 1С накладні власних проводок не роблять (проводки приїхали з 1С), але реєстр кредиту поповнюють.

«розпровести» прибирає проводки і записи реєстрів цього документа.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «Оберіть організацію», «Оберіть постачальника», «Вкажіть № ПН постачальника», «Додайте хоча б один рядок» — не заповнено обовʼязкове.
• «Рядок N: кількість 0 — вкажіть суму рядка (база без ПДВ)» — у підсумковому рядку немає суми.
• «У податковій накладній має бути договір» — договір прибрали («без договору») у вже збереженому документі. Оберіть договір і проведіть знову.
• «Документ не містить рядків».
• «Спочатку розпровести документ для редагування» — документ уже проведено.
• Дата накладної під забороною змін (сторінка «Закриття місяця») — проведення зареєстрованої ПН створює проводку, і сервіс у ній відмовить.
• Немає права на податкові накладні в цій організації — кнопки неактивні.

Типові ситуації

Кредиту немає в декларації, хоча ПН є. Перевірте, що накладна проведена і в колонці «ЄРПН» не «✗ не зареєстр.». Непроведена або незареєстрована накладна кредит не підтверджує. Розриви за період зручно шукати на сторінці «Звірка ПДВ-кредиту».

Сума на 6442 «висить». Це ПДВ з приходів, на які немає проведеної зареєстрованої ПН: постачальник ще не зареєстрував накладну, або її не завантажили чи не провели.

РК з позначкою «на підпис». Такий РК постачальник склав на вас, і за правилами його реєструє покупець. Сервіс підтягує його при синхронізації з ЄРПН як заготовку без рядків і сум. Підписати його потрібно в електронному кабінеті платника на сайті ДПС; після наступної синхронізації сервіс побачить ваш підпис і позначить РК зареєстрованим.

Видалений документ зникає зі списку. Проведений спершу розпровести.