Авансова податкова накладна

Для чого ця сторінка

Якщо покупець заплатив наперед, податкове зобовʼязання з ПДВ виникає на дату оплати — це перша подія. Зазвичай цей документ не потрібен: як у 1С, ПДВ з авансу нараховує саме надходження (Дт 6431 — Кт 6432), а податкову накладну на аванс складають прямо з надходження дією «створити ПН на аванс» (див. «Надходження на рахунок» і «Податкові накладні вихідні»).

Документ «Авансова ПН» (реєстрація авансу) лишився для двох випадків: надходження, проведеного без ПДВ з авансу (давно, до переходу на цю схему, або без «Суми ПДВ»), і ручного оформлення без надходження в системі. Він нараховує ПДВ (Дт 6431 — Кт 6432), якщо надходження цього не зробило, і створює вихідну податкову накладну на аванс, яку потім передають на реєстрацію в ЄРПН.

Розділ меню «ПДВ» → «Авансова ПН».

Список документів

Заголовок «Авансові ПН» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Нова реєстрація». Відбори: «Усі організації» (поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки) і дати «з — по» (порожні — діє період із шапки).

Колонки: «№» (з позначкою «I», якщо документ перенесено з 1С), «Дата», «Організація», «Покупець», «Джерело» («банк» або «каса»), «Сума» (аванс з ПДВ), «ПДВ», іконка проведення (зелена галочка — проведено, червона — ні). Праворуч у рядку — «×» (видалити непроведений документ; у проведеного неактивний). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування і колонки — див. «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Звідки створюють

• З надходження, проведеного без ПДВ з авансу — дія «створити ПН на аванс» у надходженні (банк чи ПКО) сама відкриває новий документ: він одразу отримує організацію, покупця, суму авансової частини, дату і надходження як підставу. Для решти надходжень та сама дія створює ПН на аванс напряму, без цього документа. Якщо реєстрацію за надходженням уже створено, дія називається «відкрити реєстрацію авансу»; якщо ПН на аванс уже складено з надходження, нову реєстрацію з нього створити не можна.
• Зі списку банківських надходжень — колонка «ПН створена»: «⚠ ні» з посиланням «створити ПН на аванс», «✓ чернетка» або «✓ так» (відкриває ПН чи реєстрацію).
• Вручну — «+ Нова реєстрація» у списку і кнопка «обрати надходження» в документі (так само для касових надходжень).

Колонка «ПН створена» у надходженнях

Колонка показує, за якими оплатами ПН на аванс уже є, а за якими ще ні. Її видно на вкладці «отримані», якщо обрана організація — платник ПДВ (без відбору за організацією — якщо хоча б одна ваша організація платник); у неплатника колонки немає.

• «✓ так» (зелене) — ПН на аванс проведена (для старих оплат — проведена реєстрація авансу);
• «✓ чернетка» — ПН чи реєстрацію створено, але ще не проведено;
• «⚠ ні» і посилання «створити ПН на аванс» — ПН на аванс немає. Це тривога лише тоді, коли оплата — перша подія (передоплата). Якщо гроші прийшли після відвантаження, ПН уже складена за реалізацією, і тут усе гаразд (підказка при наведенні це пояснює);
• «—» — не оплата від покупця (повернення, кредит тощо), ПН не очікується.

Документ: що де

Назва вгорі: «Нова авансова ПН» або «Авансова ПН <номер>». Загальна будова сторінки — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

Рядок стану авансової ПН

У збереженого документа над блоками — синій рядок:

• до проведення — «проведіть документ — створиться авансова ПН, тоді її можна передати на реєстрацію в ЄРПН»;
• після проведення — стан створеної накладної: «авансову ПН створено — передайте на реєстрацію в ЄРПН», «чернетка подачі у Кабінеті ДПС — підпишіть і відправте там», «ПН відправлена на реєстрацію, обробляється», «авансову ПН зареєстровано в ЄРПН від …», «відмовлено у реєстрації ПН», «реєстрацію ПН зупинено (СМКОР)», «помилка відправки — див. Кабінет ДПС».

Посилання в рядку: «передати у Кабінет ДПС →» (коли накладна ще не передавалась — готує подачу і відкриває Кабінет ДПС), «Кабінет ДПС →», «відкрити ПН →» (відкриває створену вихідну накладну).

1. Основні дані

• «Дата», обовʼязкове — дата і час. Після вибору надходження стає датою надходження. Від неї залежить дата авансової ПН і проводки.
• «Організація», обовʼязкове — у новому документі лише організації, де ви маєте право створювати авансові реєстрації; після збереження не змінюється. Зміна організації скидає договір і надходження.
• «№» — заповнюється сам (показує номер, який буде присвоєно); вручну не змінюється.

2. Покупець і аванс

• «Покупець», обовʼязкове. Зміна покупця скидає договір, надходження, суму, рахунок і рядки.
• «Договір» — договори з покупцем або «без договору». Якщо договір не обрано, при проведенні підставиться основний договір покупця (а якщо договорів немає — створиться).
• «обрати надходження» (активна, коли обрано організацію) — вікно «Оберіть надходження грошей»: проведені банківські і касові надходження організації (якщо покупця обрано — лише від нього). Колонки «Джерело» («банк» / «каса»), «№», «Дата», «Платник», «Сума»; «обрати» або подвійний клік підставляє надходження, суму авансу, покупця і дату. Після цього видно «Підстава» з посиланням на надходження; «×» знімає звʼязок і очищає суму.
• «Сума авансу (з ПДВ)», обовʼязкове — більше нуля.
• «Ставка ПДВ» — «20%», «14%», «7%».
• «ПДВ (розрахунково)» — сума ПДВ, що міститься в авансі: сума × ставка / (100 + ставка).

3. Рядки авансової ПН

Рядки, які потраплять у податкову накладну. Необовʼязкові: без рядків накладна матиме один рядок «Попередня оплата (аванс) за договором». Такий рядок перед реєстрацією доведеться правити вручну: податкова вимагає справжню номенклатуру товарів чи послуг.

Кнопки в заголовку блоку (на непроведеному документі):

• «обрати рахунок» — вікно «Оберіть рахунок/замовлення покупця» (колонки «№», «Дата», «Покупець», «Сума»). Рядки заповнюються з рахунку пропорційно сумі авансу: при повній передоплаті — рядки рахунку цілком, при частковій — та сама частка кожного рядка (аванс 50 % — половина кількості кожної позиції), копійки округлення — в останньому рядку, тож сума накладної збігається з авансом копійка в копійку. Коди УКТ ЗЕД і ставки — з карток номенклатури, база розкладається за ставками (20/14/7/0). Спершу введіть суму авансу. Після вибору замість кнопки видно «рахунок №… від …» і «×» (знімає звʼязок і очищає рядки).
• «+ рядок» — порожній рядок зі ставкою 20 %.

Колонки: «#», «Номенклатура», «Опис», «УКТЗЕД», «К-сть», «Ціна без ПДВ», «Ставка», «База», «ПДВ», «Усього», «×». Внизу — «Разом:». Якщо сума рядків з ПДВ відрізняється від суми авансу більш ніж на 2 копійки, зʼявляється жовте попередження — виправте рядки або виберіть рахунок знову.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» і файли документа (див. «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка, рядок статусу і плашка дій

Права колонка: «Заповнення документа» (обовʼязкові — дата, організація, покупець, сума авансу), «Звʼязані документи» (надходження, рахунок, створена ПН), «Історія документа». Блоку «Повʼязані дії» немає.

У рядку назви — «проведено» / «не проведено» і «дт-кт». Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити» (лише на збереженому непроведеному документі) і «друк» — зʼявляється, коли авансову ПН створено, і відкриває її бланк (див. «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем»).

Як оформити

1. У надходженні від покупця натисніть «створити ПН на аванс»: для надходження, проведеного без ПДВ з авансу, відкриється цей документ (або «+ Нова реєстрація» і «обрати надходження»). Для звичайного надходження та сама дія одразу створить ПН на аванс — тоді цей документ не потрібен.
2. Перевірте покупця і договір (не обрано — при проведенні підставиться основний).
3. Перевірте суму і ставку ПДВ.
4. Якщо аванс за рахунком — введіть суму і натисніть «обрати рахунок»: рядки заповняться пропорційно. Інакше рядки можна не заповнювати.
5. Натисніть «провести». Створиться вихідна авансова ПН з наступним номером податкових накладних.
6. Натисніть «відкрити ПН →», перевірте рядки, коди УКТ ЗЕД і реквізити покупця і проведіть накладну — лише тоді зобовʼязання потрапить у реєстр для декларації.
7. Передайте накладну на реєстрацію: «передати у Кабінет ДПС →» (тут або в самій накладній), підпишіть і відправте в Кабінеті ДПС. Граничні строки реєстрації ті самі, що й для звичайної накладної. Стан видно в рядку стану цього документа і в накладній (див. «Податкові накладні (вихідні)»).

Що змінюється в обліку

При проведенні документа:

Проводка	Сума	Що означає
Дт 6431 — Кт 6432	ПДВ з рядків авансової ПН	податкове зобовʼязання з отриманого авансу, ще не підтверджене накладною. Лише якщо надходження-джерело ПДВ ще не нарахувало; якщо нарахувало — документ лише складає накладну
Дт 6432 — Кт 6412	те саме	робить не цей документ, а проведення його авансової ПН

Коли згодом реалізація чи акт послуг зараховує цей аванс (Дт 6811 — Кт 361), ПДВ оплаченої авансом частини вдруге не нараховується: документ відвантаження кладе свій ПДВ на 6432 і додає проводку Дт 6432 — Кт 6431 на ПДВ зарахованої частини (не більше залишку на 6431 за покупцем). Так зобовʼязання з ПДВ лишається одне — з авансу, а 6431 закривається; накладну на оплачену авансом частину вдруге не складають. Для договору з касовим методом ПДВ цього немає — там свій порядок.

Субконто обох рахунків — покупець. Одночасно створюється вихідна податкова накладна на дату документа (вид «авансова», без підстави, непроведена): реквізити покупця з картки, рядки з блоку 3, з рахунку або один рядок «попередня оплата», договір — з документа.

Що варто знати:

• створена накладна не проводиться автоматично. Поки ви її не провели, вона не записана в реєстр податкових зобовʼязань і не потрапить у декларацію;
• податкову накладну на відвантаження за вже оплаченим авансом не складайте: зобовʼязання за цю частину вже дала авансова ПН;
• «розпровести» прибирає проводку і створену накладну, якщо її ще не провели і не передали до ДПС (вона позначається на видалення). Проведену або передану до ДПС накладну розпроведення не чіпає — її виправляють розрахунком коригування; повторне проведення документа підхопить цю ж накладну, а не створить другу.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• «Оберіть організацію», «Оберіть покупця».
• «Оберіть надходження грошей (банк/каса) — аванс реєструється на підставі оплати».
• «Вкажіть суму авансу» — сума порожня або нульова.
• «Спочатку розпровести» — проведений документ не змінюється і не видаляється.
• Документ позначено на видалення.
• Немає права створювати авансові реєстрації в організації — замість форми повідомлення про відсутність прав.

Типові ситуації

Дія «створити ПН на аванс» у надходженні неактивна. Наведіть мишу — підказка назве причину: організація не платник ПДВ, надходження не збережене, воно рознесене як оплата реалізації чи акта послуг, або оплата повністю гасить борг покупця (тоді аванс не виникає).

Дія відкрила ПН, а не цей документ. Так і має бути: ПН на аванс складають прямо з надходження, як у 1С. ПДВ з авансу вже нараховано надходженням; проведіть ПН — ПДВ перейде на 6412.

Створена накладна не проводиться: «У податковій накладній має бути договір». Так буває з накладними, створеними до 21.10.2026 без договору. Відкрийте накладну, оберіть договір і проведіть. Нові документи договір підставляють самі.

Сума рядків не збігається з сумою авансу. Виправте рядки або оберіть рахунок заново: «×» біля рахунку, потім «обрати рахунок» — рядки перерахуються від поточної суми авансу.

По надходженню від покупця немає ПДВ на 6431 / 6432. Надходження нараховує ПДВ з авансу само, якщо в ньому вказано «Сума ПДВ», договір «за першою подією» і оплата справді аванс (понад неоплачені на мить оплати відвантаження — за рахунком, якщо його обрано, або за договором). Надходження, проведені до цієї зміни, ПДВ не нараховували: для них авансова ПН робить проводку Дт 6431 — Кт 6432 сама.

На 6432 «висить» ПДВ авансу. Авансову ПН не проведено. Відкрийте її з цього документа і проведіть.