Наказ про тривалу відсутність

Для чого ця сторінка

Буває, що працівник лишається у штаті, але довго не працює і зарплату не отримує. Таких випадків три:

• відпустка для догляду за дитиною — до трьох років або від трьох до шести;
• військова служба — мобілізація чи контракт, робоче місце зберігається;
• призупинення дії трудового договору.

Наказ фіксує вид і період відсутності. Після проведення система сама перестає ставити такому працівникові робочі дні в табелі й нараховувати оклад, а звітність показує його так, як належить для цього виду відсутності.

Де знайти і як відкрити

Окремого списку наказів про відсутність немає — вони в загальному списку «Кадрові накази» (меню «Кадри» → «Кадрові накази») разом із прийомом, переміщенням, звільненням, відпустками і зміною нарахувань.

• Щоб побачити лише ці накази, у відборі «Усі види» оберіть «Тривала відсутність». Інші відбори списку: «Усі організації», «Усі статуси» («Проведені» / «Чернетки»), пошук «ПIБ…» і дати наказу.
• Наявний наказ відкривається подвійним кліком по рядку або кліком по його номеру в колонці «№».
• Новий наказ — кнопка «+ Новий ▾» над списком → «Тривала відсутність».
• З картки працівника — розділ «Облікова чисельність»: якщо відсутності немає, там написано «Тривалої відсутності немає.» і посилання «оформити наказ ↗» — відкриється новий наказ з уже підставленими організацією і працівником. Якщо відсутність триває, там видно «Зараз:» з видом і датами та посилання «наказ ↗» на проведений наказ. Розділ є лише у штатних працівників.
• З інших документів наказ можна відкрити через «Звʼязані документи».

Колонки списку і робота з ним описані у статті «Кадрові накази»; загальне про списки — у статті «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Заголовок — «Новий наказ (тривала відсутність)» або «Наказ (тривала відсутність) №» з номером. Документ складається з трьох пронумерованих блоків, праворуч — колонка з прогресом заповнення і діями, внизу — плашка дій. Загальне про будову документа — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

1. Основні дані

• «Організація» (обовʼязково). У новому наказі в списку лише організації, де ви маєте право оформлювати кадрові накази; підставляється перша з них (або організація працівника, якщо наказ відкрито з картки). Після першого збереження організацію змінити не можна. Зміна організації очищає поле «Співробітник».
• «№ наказу» — можна лишити порожнім: номер присвоїться за схемою нумерації під час збереження, у полі видно підказку «буде: …».
• «Дата наказу» (обовʼязково) — дата і час наказу. На облік впливає не вона, а дати відсутності нижче.

2. Працівник і відсутність

• «Співробітник» (обовʼязково) — лише чинні штатні працівники обраної організації. Працівника за договором цивільно-правового характеру тут немає: для нього змінюють строк самого договору.
• «Вид відсутності» (обовʼязково): «Відпустка для догляду за дитиною», «Військова служба (мобілізація, контракт)» або «Призупинення дії трудового договору». За замовчуванням стоїть відпустка для догляду за дитиною.
• «Вік дитини» — зʼявляється лише для відпустки для догляду за дитиною і тоді обовʼязковий: «до досягнення дитиною 3 років» або «від 3 до 6 років (за медичним висновком)». Від нього залежить категорія особи у звітності.
• «Перший день відсутності» (обовʼязково) — з цього дня працівник не працює.
• «Останній день відсутності» — останній день включно. Порожньо — відсутність триває (під полем так і написано: «порожньо — відсутність триває»).
• «Підстава» — довільний текст до 500 знаків: заява працівника, повістка, наказ про призупинення договору.

Під полями — коротке пояснення, що зміниться в обліку для обраного виду відсутності: чи лишається працівник у середньообліковій кількості, що табель за ці дні не заповнюється, а зарплата і дні щорічної відпустки не нараховуються.

Рядок «Працівник повернувся — останній день відсутності» зʼявляється у проведеному наказі, де останній день відсутності не вказано. Оберіть дату і натисніть «завершити відсутність»: система сама розпроведе наказ, запише дату і проведе його знову. Кнопка неактивна, поки дату не вказано («Вкажіть останній день відсутності») або якщо дата раніше за початок відсутності («Дата раніше за початок відсутності»).

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст. Поруч — файли наказу (заява, повістка, скан наказу); як з ними працювати — у статті «Вкладення: файли до документів і карток».

Права колонка

• «Заповнення документа» — прогрес лише по обовʼязкових полях: «Основні дані» (організація і дата) і «Працівник і відсутність» (співробітник, вид, перший день).
• «Повʼязані дії» — одна дія «картка працівника»: відкриває картку обраного працівника. Неактивна, поки співробітника не обрано («Спершу оберіть співробітника»).
• «Звʼязані документи», «Відповідальний» і «Історія документа» — на новому наказі зʼявляються після збереження.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» і кнопка «дт-кт» (проводок у цього наказу немає, тож вона порожня).

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити». «провести» спершу зберігає поточні зміни, а потім проводить; на новому наказі — створює і проводить одним натисканням. На новому наказі «видалити» неактивне («Спершу збережіть документ»), на проведеному — теж («Проведений документ не видаляється — спершу розпровести»). Видалення перепитує «Видалити наказ?» і повертає до списку кадрових наказів. Друкованої форми в цього наказу немає.

У проведеному наказі поля закриті для змін. Щоб виправити вид, дати чи підставу, натисніть «розпровести», внесіть зміни і проведіть знову.

Як оформити

Новий наказ

1. «Кадри» → «Кадрові накази» → «+ Новий ▾» → «Тривала відсутність» (або з картки працівника — «оформити наказ ↗»).
2. Перевірте організацію, оберіть співробітника.
3. Оберіть «Вид відсутності»; для відпустки для догляду за дитиною — «Вік дитини».
4. Вкажіть «Перший день відсутності». «Останній день відсутності» заповніть, якщо дата повернення відома; інакше лишіть порожнім.
5. За потреби — «Підстава» і файли.
6. Натисніть «провести».

Працівник повернувся

1. Відкрийте наказ (з картки працівника — «наказ ↗» біля «Зараз:»).
2. У рядку «Працівник повернувся — останній день відсутності» вкажіть останній день відсутності (день перед виходом на роботу).
3. Натисніть «завершити відсутність». Розпроводити наказ вручну не потрібно.

З наступного дня працівник знову заповнюється в табелі й отримує оклад.

Змінити дату закінчення, яка вже вказана — «розпровести», змініть «Останній день відсутності», «провести».

Нова відсутність того ж працівника (наприклад, друга дитина або повторна мобілізація) — окремий наказ. Період не має перетинатися з попереднім проведеним наказом. Якщо після відпустки для догляду людину мобілізували, спершу закрийте перший наказ датою закінчення.

Що змінюється в обліку

Проводок наказ не робить. Проведений наказ враховують:

Де	Що відбувається
Табель	«заповнити за графіком» не ставить робочих днів на дні відсутності, а в коментар рядка працівника пише вид і період відсутності
Нарахування зарплати	Без табеля оклад рахується лише за робочі дні поза відсутністю. Якщо працівник відсутній увесь місяць, рядка для нього у відомості немає
Дні щорічної відпустки	За дні відсутності не нараховуються
Середня зарплата	Дні відсутності виключаються з розрахункового періоду відпускних і лікарняних
Картка працівника	У розділі «Облікова чисельність» показує чинну відсутність і посилання на наказ
Обʼєднаний звіт ПДФО	Початок і закінчення відпустки для догляду за дитиною потрапляють у додаток про трудові відносини з категорією за віком дитини
Звіт про внесок (особи з інвалідністю)	Догляд за дитиною — працівник не входить у середньооблікову кількість. Військова служба і призупинення — входить, але не враховується в середній зарплаті

Військова служба і призупинення договору рядків у додатку про трудові відносини не дають: із цих наказів туди потрапляє лише відпустка для догляду за дитиною.

Наказ не перераховує вже проведені документи. Якщо відомість чи табель за місяць уже проведені, розпроведіть їх і заповніть або розрахуйте знову.

Чого наказ не робить

• Не звільняє. Працівник лишається чинним, його посада і оклад зберігаються.
• Не нараховує допомогу. Декретні — це окремий документ лікарняного з видом «Вагітність і пологи». Наказ про відсутність потрібен після нього — на відпустку для догляду за дитиною.
• Не замінює наказ про відпустку. Для короткої відпустки без збереження зарплати використовуйте звичайний наказ про відпустку.
• Не переноситься з 1С. Накази про відсутність з попередньої програми не переносяться. Перевірка після перенесення показує окреме зауваження про штатних працівників, яким в останніх відомостях нічого не нараховано і в яких немає ні наказу про звільнення чи відсутність, ні лікарняного, ні відпустки. Звірте кожного й оформіть наказ тим, кому він потрібен: інакше розрахунок зарплати без табеля нарахує їм повний оклад.

Чому наказ не зберігається чи не проводиться

Не зберігається:

• не обрано організацію чи співробітника, не вказано дату наказу чи перший день відсутності — поле підсвічується з підказкою;
• «Дата закінчення не може бути раніше за дату початку»;
• для відпустки для догляду за дитиною не вказано вік дитини;
• наказ проведено — сервер відповідає «Спочатку розпровести». Спершу розпроведіть.

Не проводиться:

• «Період перетинається з наказом №…» — у працівника вже є проведений наказ на ці дні. Спершу закрийте той період датою закінчення («завершити відсутність» у попередньому наказі).
• Початок відсутності раніше за дату прийому — перевірте «Перший день відсутності».
• Працівник не штатний — для договору цивільно-правового характеру змініть строк самого договору.
• «У картці працівника немає дати прийому — спершу проведіть наказ про прийом».
• Працівника вже звільнено — після дати звільнення відсутність не оформлюється.
• «Працівника не знайдено в цій організації» — працівника видалено або він з іншої організації.
• Немає прав — якщо у вас немає права оформлювати кадрові накази в жодній організації, замість нового наказу ви побачите повідомлення про це і кнопку «до списку». Права видає адміністратор акаунта.