Оприбуткування лишків

Для чого ця сторінка

Документ «Оприбуткування лишків» ставить на облік товар, якого в обліку не було: знайдений надлишок, повернення без документів, залишок, не внесений раніше. Собівартість вказуєте ви самі — документа-підстави з ціною немає. Проведення додає товар на склад новою партією з цією собівартістю і відносить її в інші доходи.

Сторінка відкривається з меню «Товари» → «Склад» → «Оприбуткування лишків».

Якщо лишки виявила інвентаризація, окремий документ оприбуткування не потрібен: документ «Інвентаризація» при проведенні сам ставить на облік лишки і списує нестачі (див. статтю «Інвентаризація»).

Список документів

Заголовок «Оприбуткування лишків» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Нове оприбуткування».

Під заголовком — відбори:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки.
• Статус — «Усі статуси», «Проведені», «Чернетки».
• Дати «з — по» — період документів. Порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки.

Колонки таблиці: позначка «I» (документ перенесено з 1С), іконка проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом), скріпка (є вкладення), «№», «Дата», «Організація», «Склад», «Сума». Якщо обрано організацію і в ній увімкнено контроль підписання цих документів, є ще колонка підпису (перо), а рядки непідписаних документів підсвічені.

Колонка «Склад» заповнена лише в документах, де склад указано для всього документа (перенесені з 1С). У документах, створених у сервісі, склад вказується в кожному рядку, тому колонка порожня — склади видно у відкритому документі.

Праворуч у рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведений документ, система перепитає; у проведеного хрестик неактивний). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування, налаштування колонок і ширини — див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Редактор складається з трьох пронумерованих блоків, праворуч — права колонка, внизу — плашка дій (загальне про них — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• *«Організація » — на новому документі в списку лише організації, де у вас є право оформлювати оприбуткування; якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано «Показано … з … ваших організацій». Після збереження організацію змінити не можна.
• «№ документа» — можна не заповнювати: номер присвоїться при збереженні за схемою нумерації, у полі видно підказку «буде: …».
• *«Дата » — дата і час документа. На цю дату товар зʼявиться на складі.
• «Причина (необов'язково)» — пояснення, звідки лишок (наприклад, «Знайдено на складі поза обліком»). Текст потрапляє у зміст проводки і в друковану форму.

Окремого поля складу для всього документа немає — склад вказується в кожному рядку.

2. Товари

Кнопка «+ додати номенклатуру» у заголовку блоку відкриває вікно підбору «Додати товар» (загальне про вікно — у статті «Підбір номенклатури і послуг у документ»). Особливості тут:

• у вікні — залишки на дату документа: видно лише позиції, по яких на складах організації є ненульовий залишок (зокрема мінусовий). Товару, якого в обліку немає зовсім, у вікні не буде;
• клік по рядку ставить галочку, «додати обрані (N)» додає всі позначені разом;
• новий рядок отримує склад того рядка вікна, з якого його обрано, кількість 1 і ціну 0.

Колонки рядків:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Номенклатура»	товар; можна змінити, почавши вводити назву чи код — у списку всі товари довідника (без послуг)
«Склад»	склад, на який ставиться лишок. Обовʼязковий для проведення
«Кількість»	скільки знайдено
«Ціна (собівартість)»	собівартість одиниці — за нею товар потім списуватиметься
«Сума»	рахується сама: кількість × ціна
«×»	видалити рядок

Внизу — «Усього:» по всіх рядках. Щоб оприбуткувати товар, якого немає у вікні підбору, додайте будь-який рядок і змініть у ньому «Номенклатура» на потрібну позицію.

На проведеному документі кнопки додавання і «×» немає, поля закриті — спершу розпроведіть.

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст (друкується в акті). Поруч — файли документа (див. статтю «Вкладення: файли до документів і карток»).

Під блоками на непроведеному документі — сіра підказка «Як працює:» з коротким описом проведення.

Права колонка

• «Заповнення документа» — обовʼязкове: організація і дата («Основні дані»), хоча б один рядок («Товари»). Блок «Коментарі та вкладення» обовʼязкових полів не має.
• «Повʼязані дії» — лише «скопіювати» (на новому документі неактивна: «Спершу збережіть документ»).
• «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа» — як в інших документах.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» і кнопка «дт-кт». Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». «провести» неактивне, поки немає жодного рядка; на новому документі воно зберігає і проводить одразу. На новому документі «видалити» і «друк» неактивні («Спершу збережіть документ»).

Друк

Кнопка «друк» відкриває «Акт оприбуткування лишків товарів»: назва і код організації, номер і дата, причина (якщо вказана), таблиця «Найменування товару», «Склад», «К-сть», «Од.», «Ціна, грн», «Сума, грн», рядок «Разом:», підсумок «Всього найменувань …, на суму … грн», коментар, місця для підписів голови й членів комісії та матеріально відповідальної особи. Друкувати можна і непроведений документ. Кнопки сторінки форми — див. статтю «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

1. Натисніть «+ Нове оприбуткування». Перевірте організацію і дату.
2. За бажанням заповніть «Причина (необов'язково)».
3. Натисніть «+ додати номенклатуру», позначте товари і «додати обрані».
4. У кожному рядку перевірте «Склад», вкажіть «Кількість» і «Ціна (собівартість)».
5. Натисніть «провести» (або спершу «зберегти»).
6. За потреби — «друк», щоб роздрукувати акт для підпису комісією.

Що змінюється в обліку

Проводка	Сума	Що означає
Дт 281 — Кт 719	кількість × ціна по кожному рядку	товар поставлено на облік, сума — в інші доходи операційної діяльності

• Рахунок обліку товару в цьому документі завжди 281 — незалежно від виду номенклатури і налаштувань «Рахунки обліку номенклатури». Якщо ви оприбутковуєте матеріали чи продукцію, що обліковуються на іншому рахунку, перевірте проводки кнопкою «дт-кт» і за потреби виправте їх бухгалтерською довідкою.
• Залишок на складі рядка збільшується на дату документа.
• Для кожного рядка створюється нова партія з указаною собівартістю — за нею товар потім списується при продажу чи списанні.
• Рядок з ціною 0 проводиться: товар ляже на склад, але партія буде без вартості, а проводки по ньому не буде.

«розпровести» прибирає проводки, рухи складу і створені партії. Якщо товар з цих партій уже продали, перемістили чи списали іншими документами, розпровести не вдасться — зʼявиться повідомлення «Документ не можна розпровести: створені ним партії товару вже використали інші документи — спершу розпроведіть їх». Спершу розпроведіть документи, які списали цей товар.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Немає жодного рядка — «провести» неактивне; сервіс відповість «Документ не містить рядків».
• У рядку не вказано склад — «Рядок N: не вказано склад».
• Кількість порожня, нульова чи відʼємна або ціна відʼємна — документ не збережеться. Кількість має бути більшою за нуль, ціна — нуль або більше.
• Документ проведено — змінити його можна лише після «розпровести».
• Не вдається розпровести — товар з партій документа вже використано іншими документами (див. вище).
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця».
• Немає права оформлювати оприбуткування в жодній організації — замість документа зʼявиться попередження «У вас немає прав створювати оприбуткування товарів…» і кнопка «Скасувати».

Оприбуткування, перенесені з 1С

Документи оприбуткування з 1С переносяться з позначкою «I» і не проводяться автоматично: вони лишаються непроведеними. Перевірте такий документ і за потреби проведіть його — склад кожного рядка підставлений зі складу документа 1С. Значення позначок «з 1С · …» — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

Скопіювати документ

«скопіювати» (у списку — значок двох аркушів, у документі — у «Повʼязаних діях») відкриває новий документ з тією самою організацією, причиною, коментарем і рядками (номенклатура, склад, кількість, ціна). Номер буде свій, дата — поточна. Перевірте і натисніть «зберегти» або «провести».