Інвентаризація

Для чого ця сторінка

Документ «Інвентаризація» звіряє фактичні залишки одного складу з обліковими і оформлює різницю: лишки ставить на облік, нестачі списує. Окремі документи оприбуткування чи списання для цього не потрібні — усе робить проведення інвентаризації.

Сторінка відкривається з меню «Товари» → «Склад» → «Інвентаризація».

Порядок роботи: створюєте документ і заповнюєте опис залишками складу → друкуєте інвентаризаційний опис для комісії → комісія перераховує товар → вносите фактичні кількості → проводите → друкуєте акт інвентаризації з розбіжностями.

Список документів

Заголовок «Інвентаризація товарів» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Нова інвентаризація».

Під заголовком — відбори:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки.
• Статус — «Усі статуси», «Виконані» (проведені), «Не проведені».
• Дати «з — по» — період документів. Порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки.
• «Усі склади» — склад. Список складів зʼявляється, коли обрано організацію.

Колонки таблиці: позначка «I» (документ перенесено з 1С), іконка проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом), скріпка (є вкладення), «№», «Дата документа», «Організація», «Дата інвентаризації», «Склад», «Стан». Якщо обрано організацію і в ній увімкнено контроль підписання цих документів, є ще колонка підпису (перо), а рядки непідписаних документів підсвічені.

• «Стан»: «в процесі» — збережений, опис у роботі комісії; «виконано» — проведений; «чернетка» — розпроведений (до наступного збереження) або перенесений з 1С.
• «Склад» показує назву складу лише тоді, коли у відборі обрано організацію. При «Усі організації» колонка порожня.

Праворуч у рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведений документ, система перепитає; у проведеного хрестик неактивний). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування, налаштування колонок і ширини — див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Редактор складається з чотирьох пронумерованих блоків, праворуч — права колонка, внизу — плашка дій (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• *«Організація » — на новому документі в списку лише організації, де у вас є право проводити інвентаризацію; якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано «Показано … з … ваших організацій». Після збереження організацію змінити не можна.
• «№ документа» — можна не заповнювати: номер присвоїться при збереженні, у полі видно підказку «буде: …».
• *«Дата документа » — дата і час документа. На цю дату записуються рухи складу і проводки, на неї ж перевіряється вільний залишок для нестач.
• *«Дата інвентаризації » — день, на кінець якого береться обліковий залишок («станом на» в друкованих формах). Зазвичай збігається з датою документа.

2. Склад

• *«Склад » — склад, який інвентаризується. Один документ — один склад.
• Кнопка «заповнити з залишків» у заголовку блоку створює рядки опису з усіх товарів, що є на складі на дату інвентаризації: «Облік (книжно)» і «Сума обліку» — з обліку, «Факт» — такий самий, як облік (комісія виправляє лише розбіжності). Наявні рядки при цьому замінюються. Кнопка активна, коли обрано організацію і склад. На новому документі вона спершу зберігає документ, а потім заповнює його.

3. Рядки

Кнопка «+ додати рядок» додає порожній рядок, у якому номенклатуру обирають пошуком за назвою чи кодом. Колонки:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Номенклатура»	товар
«Облік (книжно)»	обліковий залишок на дату інвентаризації; заповнюється лише кнопкою «заповнити з залишків»
«Факт»	фактична кількість, яку нарахувала комісія. Вводиться вручну
«Відхилення»	факт мінус облік: зелене тло — лишок, червоне — нестача
«Сума обліку»	облікова вартість залишку
«Сума факту»	лише на проведеному документі: вартість після вирівнювання
«×»	видалити рядок

Важливо: у рядку, доданому кнопкою «+ додати рядок», «Облік (книжно)» дорівнює 0 — уся фактична кількість такого рядка стане лишком. Тому опис починайте з «заповнити з залишків», а вручну додавайте лише товари, яких в обліку складу немає. Рядки без номенклатури при збереженні відкидаються.

На проведеному документі кнопок «заповнити з залишків», «+ додати рядок» і «×» немає, поля закриті — спершу розпроведіть.

4. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст (друкується в описі й акті). Поруч — файли документа, наприклад скан підписаного опису (див. статтю «Вкладення: файли до документів і карток»).

Права колонка

• «Заповнення документа» — обовʼязкове: організація, дата документа і дата інвентаризації («Основні дані»), склад («Склад»), хоча б один рядок («Рядки»).
• «Повʼязані дії» — лише «скопіювати» (на новому документі неактивна: «Спершу збережіть документ»).
• «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа» — як в інших документах.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено», для збереженого непроведеного документа ще жовта «в процесі» (підказка: опис у комісії, внесіть фактичні кількості з підписаного акта і проведіть), і кнопка «дт-кт».

Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «закрити та провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». «закрити та провести» зберігає фактичні кількості, оприбутковує лишки і списує нестачі; стан стає «виконано». На збереженому документі без рядків вона неактивна. На новому документі «видалити» і «друк» неактивні («Спершу збережіть документ»).

Під блоками на непроведеному документі — сіра підказка «Як працювати:». Кнопка, яку вона називає «Заповнити з обліку», на сторінці зветься «заповнити з залишків».

Друк

Кнопка «друк» відкриває форму, яка залежить від того, чи проведено документ:

Документ	Форма	Що в ній
Не проведений	«Інвентаризаційний опис»	«Найменування», «Од.», «За обліком» і порожня колонка «Фактично» — комісія вписує від руки
Проведений	«Акт інвентаризації»	«За обліком», «Фактично», «Розбіжність» (лишок зеленим, нестача червоним), «Сума за обліком»; кількість позицій з надлишком і з недостачею

Угорі — назва і код організації, номер, «станом на» дату інвентаризації і склад. Унизу — коментар і місця для підписів голови й членів комісії та матеріально відповідальної особи. Кнопки сторінки форми — див. статтю «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

1. Натисніть «+ Нова інвентаризація». Перевірте організацію, «Дата документа *» і «Дата інвентаризації *».
2. Оберіть «Склад *» і натисніть «заповнити з залишків» — документ збережеться, у ньому зʼявляться всі товари складу, стан — «в процесі».
3. Натисніть «друк» — роздрукуйте «Інвентаризаційний опис» для комісії.
4. Після перерахунку внесіть у колонку «Факт» фактичні кількості там, де вони відрізняються. Товар, якого немає в описі, додайте кнопкою «+ додати рядок».
5. Натисніть «зберегти», перевірте колонку «Відхилення».
6. Натисніть «закрити та провести».
7. Натисніть «друк» — тепер це «Акт інвентаризації» з розбіжностями. Підписаний скан можна прикріпити у вкладення.

Що змінюється в обліку

Проводяться лише рядки з відхиленням; рядки, де факт збігся з обліком, нічого не змінюють.

Різниця	Проводка	Сума
Лишок	Дт 281 — Кт 719	лишок × середня собівартість одиниці на складі на дату інвентаризації
Нестача	Дт 947 — Кт 281	собівартість списаних партій за методом організації (ФІФО чи середньозважена)

• Оцінка лишку. Береться середня собівартість одиниці цього товару на складі на дату інвентаризації. Якщо товару на складі не було (рядок доданий вручну), лишок оцінюється в 0: товар ляже на склад без вартості, проводки по ньому не буде. Таку вартість потім коригують окремим документом.
• Рахунок товару в проводках інвентаризації завжди 281 — незалежно від виду номенклатури і налаштувань «Рахунки обліку номенклатури». Для матеріалів чи продукції на інших рахунках перевірте проводки кнопкою «дт-кт».
• Залишки складу вирівнюються до фактичних; по лишках створюються нові партії, по нестачах списуються наявні.
• Сума на 947 закривається на фінансовий результат при закритті місяця.

«розпровести» прибирає проводки, рухи і створені партії, стан стає «чернетка». Якщо товар з партій, створених лишками, уже використали інші документи, розпровести не вдасться — зʼявиться повідомлення «Документ не можна розпровести: створені ним партії товару вже використали інші документи — спершу розпроведіть їх».

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Немає жодного рядка — «Документ не містить рядків».
• Не обрано склад — документ не збережеться.
• Нестачу неможливо списати — «Рядок N (нестача): недостатньо вільного залишку» з кількістю на складі, зарезервованою іншими замовленнями і доступною. Нестачу товару, зарезервованого під замовлення покупця, не спишеш: спершу зніміть резерв (розпроведіть чи закрийте замовлення).
• Товар з обліком серій на складі — «Рядок N: для номенклатури з обліком серій серія обов'язкова.» Поля серії в документі немає, тож інвентаризацію складу з таким товаром зараз не провести; приберіть такі рядки з опису.
• «Факт» порожній або відʼємний — документ не збережеться (порожнє поле не вважається нулем).
• Документ проведено — змінити його можна лише після «розпровести».
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця».
• Немає права на інвентаризацію в жодній організації — замість документа зʼявиться попередження «У вас немає прав створювати інвентаризацію…» і кнопка «Скасувати».

Інвентаризації, перенесені з 1С

Документи інвентаризації з 1С переносяться з позначкою «I» непроведеними — з обліковою і фактичною кількістю, як були в 1С. Розбіжності, оформлені в 1С, приходять іншими документами (оприбуткуванням і списанням), тому проводити перенесену інвентаризацію зазвичай не потрібно: інакше лишки і нестачі врахуються двічі.

Скопіювати документ

«скопіювати» (у списку — значок двох аркушів, у документі — у «Повʼязаних діях») відкриває новий документ з тією самою організацією, складом, датою інвентаризації, коментарем і рядками разом з обліковими і фактичними кількостями зразка. Облікові кількості в копії — зі зразка, а не на нову дату: натисніть «заповнити з залишків», щоб оновити опис.