Списання товарів

Для чого ця сторінка

Документ «Списання товарів» списує товар зі складу без продажу: нестачу, брак і псування, використання на власні потреби. Кількість указуєте ви, собівартість система рахує сама за партіями складу. Проведення зменшує залишок і відносить собівартість на рахунок 947.

Сторінка відкривається з меню «Товари» → «Склад» → «Списання товарів».

Нестачі, виявлені інвентаризацією, окремим списанням оформлювати не потрібно: документ «Інвентаризація» при проведенні списує їх сам (див. статтю «Інвентаризація»).

Список документів

Заголовок «Списання товарів» показує кількість документів у вибірці. Праворуч — кнопка «+ Нове списання».

Під заголовком — відбори:

• «Усі організації» — організація. Поки ви його не змінювали, діє організація за замовчуванням із шапки.
• Статус — «Усі статуси», «Проведені», «Чернетки».
• Дати «з — по» — період документів. Порожні поля — діє період за замовчуванням із шапки.

Колонки таблиці: позначка «I» (документ перенесено з 1С), іконка проведення (зелена галочка — проведено, червона — не проведено, сіра з рискою — перенесено з 1С і не проводиться за задумом), скріпка (є вкладення), «№», «Дата», «Організація», «Склад», «Сума списання» (собівартість, рахується при проведенні). Якщо обрано організацію і в ній увімкнено контроль підписання цих документів, є ще колонка підпису (перо), а рядки непідписаних документів підсвічені.

Колонка «Склад» заповнена лише в документах, де склад указано для всього документа (перенесені з 1С). У документах, створених у сервісі, склад вказується в кожному рядку, тому колонка порожня.

Праворуч у рядку — «скопіювати» (два аркуші) і «×» (видалити непроведений документ, система перепитає; у проведеного хрестик неактивний). Документ відкривається подвійним кліком. Сортування, налаштування колонок і ширини — див. статтю «Списки документів і довідників: сортування, колонки, ширина».

Документ: що де

Редактор складається з трьох пронумерованих блоків, праворуч — права колонка, внизу — плашка дій (загальне — у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки»).

1. Основні дані

• *«Організація » — на новому документі в списку лише організації, де у вас є право списувати товари; якщо таких менше, ніж усіх ваших, під полем написано «Показано … з … ваших організацій». Після збереження організацію змінити не можна.
• «№ документа» — можна не заповнювати: номер присвоїться при збереженні, у полі видно підказку «буде: …».
• *«Дата » — дата і час списання. На цю дату перевіряється залишок і рахується собівартість.
• *«Причина » — «Нестача», «Брак / псування» або «На власні потреби». Від причини залежить текст проводки і друкованої форми; рахунок витрат той самий — 947.
• «Опис причини (необов'язково)» — пояснення (наприклад, «Розбито при перевезенні»). Якщо заповнене, саме воно стає змістом проводки і друкується в акті поруч із причиною.

Окремого поля складу для всього документа немає — склад вказується в кожному рядку.

2. Товари

Кнопка «+ додати номенклатуру» у заголовку блоку відкриває вікно підбору «Додати товар» із залишками на дату документа (див. статтю «Підбір номенклатури і послуг у документ»). Клік по рядку ставить галочку, «додати обрані (N)» додає всі позначені. Новий рядок отримує склад рядка вікна і кількість 1.

Праворуч над таблицею — перемикач «Рахунки обліку»: він перемикає таблицю між рядками і рахунками; натисніть ще раз, щоб повернутись до рядків.

Рядки — колонки:

Колонка	Що означає
«#»	номер рядка
«Номенклатура»	товар; можна змінити, почавши вводити назву чи код
«Склад»	склад, з якого списується товар. Обовʼязковий для проведення
«Кількість»	скільки списати
«Собівартість»	до проведення — оцінка за партіями з позначкою «попередньо» (підказка: точна сума визначиться при проведенні); «недостатньо залишку» червоним — на складі не вистачає товару; «—» — ще не обрано склад чи кількість. Після проведення — фактична собівартість рядка
«×»	видалити рядок

Після проведення внизу зʼявляється підсумок «Усього:».

Рахунки обліку — колонки «Номенклатура» і «Рах. обліку (запаси)»: з якого рахунку списується товар. Порожнє поле (підказка «авто: 281») — береться 281. Впишіть свій код, якщо товар обліковується на іншому рахунку (наприклад, 201 для матеріалів).

На проведеному документі кнопки додавання і «×» немає, поля закриті — спершу розпроведіть.

3. Коментарі та вкладення

«Коментар» — довільний текст (друкується в акті). Поруч — файли документа (див. статтю «Вкладення: файли до документів і карток»).

Під блоками на непроведеному документі — сіра підказка «Як працює:» з коротким описом проведення.

Права колонка

• «Заповнення документа» — обовʼязкове: організація, дата і причина («Основні дані»), хоча б один рядок («Товари»).
• «Повʼязані дії» — лише «скопіювати» (на новому документі неактивна: «Спершу збережіть документ»).
• «Звʼязані документи», «Відповідальний», «Історія документа» — як в інших документах.

Рядок статусу і плашка дій

У рядку назви — позначка «проведено» / «не проведено» і кнопка «дт-кт». Нижня плашка: «назад», «до списку», «зберегти», «провести» (на проведеному — «розпровести»), «видалити», «друк». «провести» неактивне, поки немає жодного рядка; на новому документі воно зберігає і проводить одразу. На новому документі «видалити» і «друк» неактивні («Спершу збережіть документ»).

Друк

Кнопка «друк» відкриває «Акт списання товарів»: назва і код організації, номер і дата, «Причина списання» з описом, таблиця «Найменування товару», «Склад», «К-сть», «Од.» і, для проведеного документа, «Собівартість, грн» з підсумком, коментар, місця для підписів голови й членів комісії та матеріально відповідальної особи. Непроведений документ друкується без собівартості. Кнопки сторінки форми — див. статтю «Друкована форма: друк, PDF і підпис ключем».

Як оформити

1. Натисніть «+ Нове списання». Перевірте організацію і дату.
2. Оберіть «Причина *» і за бажанням заповніть «Опис причини (необов'язково)».
3. Натисніть «+ додати номенклатуру», позначте товари і «додати обрані».
4. У кожному рядку перевірте «Склад» і вкажіть «Кількість». Колонка «Собівартість» покаже попередню суму.
5. Якщо товар обліковується не на 281, відкрийте «Рахунки обліку» і впишіть рахунок.
6. Натисніть «провести» (або спершу «зберегти»).
7. За потреби — «друк», щоб роздрукувати акт для підпису комісією.

Що змінюється в обліку

Проводка	Сума	Що означає
Дт 947 — Кт 281	собівартість кожного рядка	товар списано, собівартість — у нестачі та втрати

• Кредитовий рахунок — з колонки «Рах. обліку (запаси)», якщо його заповнено, інакше 281. Сервіс не підбирає його з картки номенклатури чи «Рахунки обліку номенклатури».
• Дебет — завжди 947, за будь-якої причини списання.
• Собівартість рахується за методом організації (ФІФО чи середньозважена) на дату документа — вводити її не потрібно.
• Залишок на складі зменшується, партії списуються.
• Рядок з нульовою собівартістю (партій без вартості) зменшує залишок без проводки.

Сума на 947 закривається на фінансовий результат при закритті місяця. «розпровести» прибирає проводки і рухи складу, товар повертається на склад.

Чому документ може не зберігатись чи не проводитись

• Немає жодного рядка — «провести» неактивне; сервіс відповість «Документ не містить рядків».
• У рядку не вказано склад — «Рядок N: не вказано склад».
• Недостатньо товару — повідомлення «Рядок N: недостатньо вільного залишку» з кількістю на складі, зарезервованою іншими замовленнями, доступною і потрібною. Списати можна лише вільний залишок на дату документа: товар, зарезервований під замовлення покупців, не списується.
• Товар з обліком серій — «Рядок N: для номенклатури з обліком серій серія обов'язкова.» Поля серії в цьому документі немає, тому такий товар списати цим документом зараз не вдасться.
• Кількість порожня, нульова чи відʼємна — документ не збережеться.
• Документ проведено — змінити його можна лише після «розпровести».
• Дата під забороною змін — встановлюється на сторінці «Закриття місяця».
• Немає права списувати товари в жодній організації — замість документа зʼявиться попередження «У вас немає прав створювати списання товарів…» і кнопка «Скасувати».

Списання, перенесені з 1С

Документи списання з 1С переносяться з позначкою «I» і проводяться автоматично: склад і партії рухаються, а проводки копіюються з 1С (зокрема, якщо в 1С собівартість відносили не на 947). Перевірка вільного залишку для них не діє. Документи, які в 1С не були проведені, переносяться чернетками — див. позначки «з 1С · …» у статті «Документ на екрані: блоки, права колонка і кнопки».

Скопіювати документ

«скопіювати» (у списку — значок двох аркушів, у документі — у «Повʼязаних діях») відкриває новий документ з тією самою організацією, причиною, описом, коментарем і рядками (номенклатура, склад, кількість, рахунок). Номер буде свій, дата — поточна, собівартість порахується при проведенні.